Изменение условий работы: насколько законны и что делать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменение условий работы: насколько законны и что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.
Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:
- при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
- с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
- в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
- порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
- книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.
Срок хранения трудовых договоров уволенных работников
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.
В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.
Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет.
На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения.
Заполнение книги будет упрощено за счет всех необходимых граф.Данный образец может использоваться на каждом предприятии.
И вести рекомендуется поручить сотрудникам кадрового отдела. При этом следует нумеровать страницы, прошивать их и по окончанию книги, необходимо делать опись и оформлять лист — заверитель.
Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников
Сколько хранятся трудовые договоры Учитывая значимость документов, описывающих трудовые отношения граждан и предприятий, трудовые договоры, трудовые книжки, которые по различным причинам не были отданы уволенным сотрудникам, должны храниться не менее 75 лет.
Но не каждое предприятие или организация физически существует и осуществляет свою деятельность столь длительный срок. При прекращении существования компании, документация, подлежащая длительному или постоянному хранению, передаётся в специальные архивные службы и по соответствующему запросу можно получить требуемый документ.
Срок хранения – такой же, как в первом случае.
- Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
- Обращайтесь к профессионалам Если вы хотели бы установить точный срок хранения трудовых договоров работников на вашем предприятии, то в этом вам может помочь наш представитель.
На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.
После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.
Один оригинал соглашения должен быть выдан служащему на руки уже после регистрации. Поэтому кадровику обязательно нужно соблюсти процедуру. Если номер указан, он вносится в специальный журнал. Многие до сих пор используют бумажные варианты таких книг, поэтому к ним предъявляются особые требования.
Журнал прошивается, страницы прономеровываются и т.д. Помимо номера договора, он может содержать дополнительную информацию. Например, сведения о подчиненном, его должности, сроке работы, реквизиты распоряжения начальства и т.д. И только после этого сотрудник получает свой документ, а второй экземпляр хранится на предприятии. При этом служащий ставит свою подпись в регистрационной книге. На многих предприятиях существует практика подписи на экземпляре ТД, который остается у работодателя.
Что угрожает работодателю?
К сожалению, какой-либо действительно серьезной меры ответственности применить к работодателю-нарушителю не удастся. Даже если он продолжает не выдавать вам копию трудового договора на руки, максимум, что ему угрожает, это:
- внеочередная проверка от Роструда и местной прокуратуры;
- привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. А это штраф в размере 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП, и 30-50 тыс. рублей для организации;
- выплата компенсации морального вреда. Конкретная сумма будет определяться судом, исходя из степени моральных страданий, которые вам пришлось пережить. Так что запаситесь свидетелями, справками от врача и прочими свидетельствами, способными вызвать у суда жалость. Но готовьтесь к тому, что компенсация не будет значительной. Вот, например, в Татарстане суд признал достаточной компенсацию в размере 1 тыс. руб. (определение ВС Татарстана № 33-16242/14 от 01.12.2014).
Впрочем, несмотря на незначительность наказания, документы-то выдать все равно придется. А ведь это главное, чего вы хотели, не так ли?!
Какие документы можно уничтожить
На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1 января года, следующего за тем, когда истек срок его хранения.
Пример 1. Возьмем в качестве примера приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, срок хранения которых согласно п. «б» ст. 19 Перечня составляет 5 лет. Этот срок для приказов за 2015 г. пойдет с 1 января 2016 г. и завершится 31 января 2020 г. Следовательно, уничтожить приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2015 г. можно будет лишь в 2021 г.
Таким образом, в будущем 2016 г. подпадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:
- за 1940 г. — если срок хранения составлял 75 лет;
- за 1970 г. — если срок хранения составлял 45 лет;
- за 2005 г. — если срок хранения составлял 10 лет;
- за 2010 г. — если срок хранения составлял 5 лет;
- за 2012 г. — если срок хранения составлял 3 года;
- за 2014 г. — если срок хранения составлял 1 год.
Изменение условий работы: ТК РФ и позиция судов
Несмотря на то, что изменения условий работы прописаны в статье 74 ТК РФ, реализовать их на практике не так просто. Согласно закону, работодатель «по своей инициативе» может менять определенные условия. При этом оговаривается, какие обстоятельства дают ему на это право. Но интерпретация тех или иных формулировок нередко становится спорным вопросом.
В частности, некоторые предприятия под предлогом перестройки штатного расписания назначают меньший оклад для определенных должностей, обозначая это как организационные изменения. Большинство судей встают на сторону наемных работников, которые оспаривают законность такого снижения заработной платы.
Набор должностных обязанностей того или иного сотрудника также не может быть изменен на основании организационных изменений. И иск несогласного с новым набором функций работника будет удовлетворен.
Проведенная спецоценка как обоснование для упразднения льгот, надбавок и других дополнительных выплат за вредные условия труда также не всегда может быть проведена на основании ст. 74 ТК РФ. Отмена данных выплат допускается только при наличии фактов, подтверждающих изменения условий труда в лучшую сторону.
Срок хранения трудовых договоров уволенных работников
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.
В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.
Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет.
На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения.
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен.
Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты.
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ. Данные документы имеют срок хранения 75 лет.
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты.
Если же новый работник не приступил к работе в положенный день, ст. 61 позволяет работодателю право аннулировать трудовой договор, причем независимо от причины отсутствия работника.
Истица пыталась в суде доказать, что между ней и ее работодателем были настоящие трудовые отношения. И без суда это доказывать было трудно. Потому что никакого приказа о приеме на работу не писали, записи в трудовой книжке не было. А сам трудовой договор был подписан лишь спустя некоторое время.
Если сотрудник отказывается подписывать уведомление, составляется соответствующий акт, в котором фиксируется факт ознакомления работника с уведомлением и отказ его подписывать. На основании уведомления издается приказ Т-8 о прекращении трудового договора.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, но он должен предупредить об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом или иным федеральным законом.
Важно! При восстановлении кадровых документов, обратить внимание следует на следующие локальные акты: штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка.
Если штатного расписания в компании нет, то нужно будет составить, а после этого утвердить. Если же штатное расписание в компании имеется, но уже устаревшее, то ответственным лицам нужно будет составить новое.При этом не стоит допускать какие-либо нарушения, так как практически все кадровые документы составляются в соответствии со штатным расписанием.
После этого следует проверить наличие Правил внутреннего трудового расписания, а также иных локальных актов. Если во время проверки обнаружится, что в этих документах есть какие-либо несоответствия действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору или действительности, то нужно будет внести необходимые изменения.
Особенности процедуры
В законе указано, что аннулировать соглашение можно только в том случае, если сотрудник отсутствовал в свой первый рабочий день. Предполагается полная смена. То есть если специалист явится в компанию в 3 часа дня вместо 10 утра, прекратить действие договора нельзя. Поэтому не рекомендуется аннулировать соглашение в первый день отсутствия специалиста. Сотрудник в этом случае может оспорить приказ о прекращении действия договора. Рекомендуется начать процесс аннулирования на следующий день после неявки.
ВАЖНО! Что делать работодателю, если сотрудник явился в первый рабочий день с большим опозданием? Он может или вынести дисциплинарное взыскание, или уволить работника, если он отсутствовал на месте в течение более 4 часов.
Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
На первый взгляд, трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.
Ознакомиться с образцом трудового договора и воспользоваться его унифицированным бланком вы можете на нашем сайте — см. материал «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор» .
Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).
Важно! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.
Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.
Важно! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основеПеречня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.
Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.
Тесты по трудовому праву
1. Срок регистрации трудового договора физ/ лиц.- работодателем:
+ А. 7 дней
Б. 3 дня
В. 10 дней с момента заключения
Г. 1 месяц
2. Когда трудовой договор не обязателен в письменной форме:
А. если это особая форма договора — контракт.
Б. трудовой договор с несовершеннолетним работником.
В. организованный набор работников.
+ Г. трудовой договор с молодым специалистом.
3. Где регистрируется трудовой договор, который заключается с физическим лицом-предприятием?
А. В Министерстве юстиции
Б. В пенсионном фонде
В. В налоговой службе
+ Г. В государственном фонде занятости.
4. Кем разрабатывается и принимается коллективный договор :
А. на референдуме.
Б. на сессии Федерального собрания.
В. на собрании руководителей предприятия, фирмы, организации.
+ Г. на общей конференции трудового коллектива.
5. Сторонами заключения коллективного договора являются:
А. Работодатель (физическое лицо) и работник.
Б. председатель профсоюзного комитета и работники.
+ В. собственник или лицо им уполномоченное и трудовой коллектив.
Г. комитет по трудовым спорам и работники.
6. Моментом начала действия трудового договора считается:
А. через 5 дней после подписания.
Б. с момента заключения.
+ В. после государственной регистрации.
Г. с момента провозглашения трудового договора.
7. Испытания при приеме на работу не применимо к:
А. Лицам пенсионного возраста
Б. Военнообязанным
В. Инвалидам
+ Г. Работникам до 18 лет.
8. Действие коллективного договора предприятия распространяется на:
А. только на администрацию.
Б. на всех субъектов (членов) предприятия, кроме руководителей этого предприятия.
В. только на временных рабочих.
+ Г. На всех членов (субъектов) предприятия.
9. Не является гарантией обеспечения прав граждан на труд :
А. равенство трудовых прав граждан.
Б. свободный выбор вида деятельности.
В. компенсации материальных расходов, в связи с направлением в другую местность.
+ Г. расовая принадлежность.
10. Виды трудового договора по срокам действия:
+ А. срочный, бессрочный, на время определенной работы.
Б. Срочный, бессрочный.
В. Краткосрочный, среднесрочный, на время определенной работы.
Г. Краткосрочный, сезонный, долгосрочный.
11. Локальные источники трудового права-это…
А. Нормативно-правовые акты, принятые правительством РФ.
Б. Нормативно-правовые акты, принятые федеральным собранием.
+ В. Правовые акты, принятые собраниями коллективов на уровне предприятий, учреждений, организаций.
Г. Нормативно — правовые акты принятые Президентом Российской Федерации.
12. При приеме на работу не требуется документ:
А. паспорт
+ Б. свидетельство о рождении
В. трудовая книжка
Г. диплом
13. В случае реорганизации собственности коллективный договор продолжает действовать в течении срока
+ А. срок, на который он заключен.
Б. 10 дней с момента реорганизации.
В. продолжает действовать неограниченный промежуток времени.
Г. прекращает свое действие сразу после завершения реорганизации.
14. По общему правилу срок испытания при принятии на работу не может превышать:
А. 20 дней.
Б. Две недели.
В. В зависимости от сферы деятельности 1-3 месяца.
+ Г. 3 месяца.
15. Испытательный срок для рабочих составляет:
А. 3 месяца.
Б. 10 дней
+ В. 1 месяц
Г. 6 месяцев.
16. Необоснованный отказ в принятии на работу запрещается в случаях:
А. Лицо, устраивающееся на работу было ранее судимо.
Б. Лицо прописано в другой области страны.
+ В. Ни в коем случае.
Г. Предусмотренных законодательством
17. Трудовой договор может прекратится по инициативе:
+ А. Собственника, работника, профсоюза.
Б. Собственника, работника, сотрудников милиции.
В. Работника, членов его семьи.
Г. Профсоюзного органа, начальника отдела кадров
18. Перевод работника на другое предприятие, или перевод на другую должность возможно при:
+ А. Согласии работника.
Б. Необходимости рабочего процесса.
В. Требовании руководства
Г. Строго по решению трудового коллектива.
19. Сфера применения контрактов определяется:
А. Сторонами трудового договора
+ Б. Законодательством РФ
В. Конституцией РФ.
Г. Профсоюзами.
20. Лицо может самостоятельно заключать трудовой договор в возрасте:
А. с 14 лет
Б. с 20 лет
+ В. с 16 лет
Г. с 18 лет
21. Срок действия дисциплинарного взыскания:
+ А. 1 год
Б. 3 года
В. 6 месяцев
Г. 2 недели
22. Днем полного увольнения работника с работы считается:
А. Последний день работы
Б. Следующий за последним днем работы
+ В. День выдачи трудовой книжки
Г. Следующий день, за днем выдачи трудовой книжки
23. Определите, обязан ли работодатель, в случае увольнения работника по инициативе работодателя, выдавать работнику копию приказа:
А. Обязан при любых обстоятельствах
Б. Не обязан.
+ В. Обязан, если требует работник
Г. Обязан, лишь с разрешения начальника отдела кадров
24. Прогулом считается:
А. Отсутствие на рабочем месте свыше 3х часов
+ Б. Отсутствие на работе свыше 3х часов
В. Отсутствие на рабочем месте в течении дня
Г. Неявка на работу более 2х дней
25. При 6-дневной рабочей неделе продолжительность работы не может превышать:
+ А. 7 часов
Б. 8 часов
В. 6 часов
Г. 5 часов
26. Начало и окончание рабочего дня предусматривается:
А. В законе России о коллективных договорах
+ Б. Правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности
В. В уставе предприятия
Г. В постановлении правительства РФ
27. Ночным считается рабочее время с:
А. с20.00 до 8.00
Б. с18.00 до 6.00
+ В. с 22.00 до 6.00
Г. с 23.00 до 7.00
28. Для каких работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени и составляет 34 часа в неделю :
А. для учащихся, работающих в летние каникулы в возрасте 14-15 лет
Б. для пенсионеров
В. для инвалидов
+ Г. для работников в возрасте с 16-18 лет
29. Какой документ является единственным свидетельством о трудовой деятельности работника.
А. Трудовой договор
+ Б. Трудовая книжка
В. Приказ о приеме на работу
Г. Все выше указанные варианты
30. К источникам трудового права относятся:
А. Только нормативно — правовые акты, которые составляют систему законодательства о труде
+ Б. Какие — либо нормативно-правовые акты, которые содержат нормы, направленные на регулирование трудовых отношений.
В. Все нормативно — правовые акты, которые содержат нормы поведения работника
Г. Все нормативно-правовые акты, которые регулируют оплату труда.
31. В предмете трудового права центральное место занимают отношения
А. между работниками одной организации
+ Б. трудовые
В. в области организации труда
32. По общему правилу вступать в трудовое правоотношение в качестве работника можно с
+ А. шестнадцати лет
Б. восемнадцати лет
В. четырнадцати лет
33. Одними из основных понятий трудового права являются:
+ а. трудовые отношения, Трудовая дисциплина
б. административная ответственность, трудовой кодекс РФ
в. центр занятости, отдел кадров
33. Ночное время продолжается с:
+ 22 часов до 6 часов;
— 23 часов до 6 часов;
— 00 часов до 7 часов.
34. Выполнение работы в качестве наказания за участие в забастовке – это:
+ принудительный труд;
— дискриминация труда;
— способ правовой защиты работодателя.
Сроки хранения документов
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.