Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Я работаю в государственном образовательном учреждении — колледже — с октября 2005 года. Был принят на должность заместителя директора, аттестовался на высшую категорию. Рабочее место предоставлено не было, приходилось находиться в кабинетах других сотрудников. Директор говорил, что вот-вот разберется и найдет для меня кабинет, давал поручения различного характера, так как должностной инструкции составлено не было. Все поручения я выполнял, не вдаваясь в разбирательства и склоки по поводу своей должности и невыполнения работодателем обязанностей согласно Кодекса законов о труде. В январе 2010 года директор умер и на его место был назначен другой человек. После этого началось планомерное выживание меня с работы. Новый директор попросил меня отдать мою должность другому сотруднику — его другу, нужному человеку, а меня перевели на должность руководителя структурного подразделения, что является на ступень ниже предыдущей должности (заявления о том, чтобы перевести меня на должность руководителя структурного подразделения я не писал, директор сам издал приказ об этом). В результате я потерял в зарплате, но моя должность предполагала удлиненный отпуск — 56 дней вместо 28-ми, о чем директор мне и пообещал, и я вынужден был согласиться, чтобы не скандалить. Еще он сказал, что мне предоставят рабочий кабинет. Сначала мне был предоставлен кабинет, затем ко мне подселили еще одного сотрудника, потом еще одного. Мне сказали: Отдай ключи от кабинета, мы тебе другой подберем. Так последний год я опять находился без рабочего места — сидел то в мастерской, то в кабинетах с другими сотрудниками, в общем, где придется. Своего места так мне и не предоставили. В последнее время ситуация еще более усложнилась — директор издал приказ, в котором уменьшил надбавку к окладу, мотивируя это тем, что я плохо работаю, так как постоянно нахожусь в кабинетах других сотрудников (приказ был издан задним числом, в марте, а надбавку с меня снимали с января). Затем он издал следующий приказ, что мне полагается отпуск только 28 дней, а когда я не захотел его подписывать, начались необоснованные придирки и прямое предложение написать заявление по собственному желанию, иначе меня уволят по статье. Я понимаю, что моя надежда на честность и порядочность директора меня подвела, и теперь, ввиду того, что будет сокращение штатов (изменится штатное расписание колледжа вообще, так как будет новое финансирование), он хочет оставить на должностях только своих, нужных людей, а официального сокращения штатов не производить. Подскажите, пожалуйста, как мне защитить свои права, куда обратиться, что конкретно нужно сделать, чтобы восстановить справедливость?
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Перевод на должность директора ООО де-юре: общий сценарий
Конечно, возможен сценарий, его условно можно назвать общим, при котором действующий сотрудник ООО будет иметь срочный трудовой договор по своей должности. В этом смысле не возникнет никаких препятствий с точки зрения трудового права на назначение данного сотрудника генеральным директором в порядке перевода, который регламентируется положениями ст. 72.1 ТК РФ.
Данная процедура предполагает:
1. Принятие учредителями решения о назначении нового генерального директора и отражение данного решения в протоколе. Если собственник компании 1, то потребуется только решение, изданное им.
2. Заключение кадровой службой фирмы дополнительного соглашения с работником по переводу на должность директора (далее в статье мы рассмотрим нюансы заключения данного соглашения с сотрудником).
Смотрите образец дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе работника на должность генерального директора ООО на определенный срок в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Законный перевод в ООО де-юре: роль совета директоров
Наиболее, возможно, трудозатратный, но единственный, который позволяет осуществить перевод сотрудника с бессрочного трудового договора на должность генерального директора де-юре (то есть в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ), — это наделение компетенциями по определению сроков полномочий директора фирмы совета директоров.
Прежде всего, совет директоров должен быть учрежден в организации: решение о его создании закрепляется в уставе фирмы. Перечень компетенций совета директоров, как правило, фиксируется в отдельном положении, принимаемом учредителями. В данном положении, в частности, должна присутствовать формулировка о том, что образование исполнительных органов управления ООО находится в компетенции его совета директоров.
Совет директоров вправе принять положение о генеральном директоре предприятия, в котором будет отражено, что сроки полномочия генерального директора определяются трудовым договором, который может быть срочным или бессрочным.
Собственно, для перевода на должность генерального директора в рамках бессрочного трудового договора вновь составляется дополнительное соглашение — на этот раз о перемещении. Подписывает данное соглашение со стороны работодателя в общем случае председатель совета директоров.
Правила внесения записей о назначении/избрании генеральным директором
Новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, установлены правила внесения записей о приеме на работу, избрании, назначении на должность. Согласно п. 10 Порядка в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Ниже, под заголовком указываются:
-
в графе 1 — порядковый номер вносимой записи,
-
в графе 2 — дата приема на работу,
-
в графе 3 — запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации,
-
в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Само оформление записи ничем не отличается от любого другого. Чтобы оно было сделано верно, необходимо учесть существующие предписания в данном отношении.
Во-первых, необходимо указать полное и краткое (если таковое есть) название компании. Данный заголовок размещается в графе № 3.
Во-вторых, в каждой трудовой книжке есть нумерация, которой необходимо придерживаться. Каждый номер записи идет по порядку.
В-третьих, в трудовой книжке есть специальное поле для обозначения даты. Оно разбито на ячейки, в каждую из которых необходимо внести определенное количество цифр. Год – четыре цифры, месяц и день – по две цифры. Если дата и месяц состоят из одной цифры, впереди необходимо проставить 0. Важно не забыть ознакомить директора с той записью, которая сделана в трудовой книжке.
Единственным нестандартным случаем можно признать тот факт, когда директор является единственным учредителем предприятия. С одной стороны, он не может как одна и та же сторона заключить сам с собой договор. Но, с другой стороны, он – единственное лицо, которое может управлять процессами на своем предприятии. А это значит, что он имеет право не только принять себя на работу, но и сделать соответствующую запись в трудовой книжке.
Может ли директор вступить в должность по совместительству?
Российское законодательство допускает возможность совмещения должностей как в формате внешнего совместительства (в другой компании), так и в формате внутреннего (в пределах одной организации). Исходя из данных правил, должностное лицо может выполнять трудовые обязанности как в своей основной директорской позиции в штате, так и в должности по совместительству — то есть реализовывать функционал генерального директора предприятия.
В отношении должности генерального директора действуют нормы статьи 276 ТК РФ: совмещение работы директора с позицией генерального директора возможно исключительно при согласии полномочного контролирующего органа.
Иными словами, передача полномочий генерального руководителя по совместительству директору, работающему здесь на основной своей должности, происходит путем вынесения решения коллегиального органа — совета директоров в соответствии с локальными нормативными документами и уставом предприятия.
По аналогии с традиционной схемой перевода, примечание «работа по совместительству» должно быть зафиксировано в протоколе заседания, а также приказе о назначении. При этом указание такой записи в трудовом документе не является обязательным: согласно Правилам ведения трудовых книжек, факт совместительства фиксируется в них по личному желанию работника.
Расшифровка понятия «перевод»
Ситуация должностного перемещения сотрудников внутри одной организации или из одного учреждения в другое не является редкостью. Согласно статье 71 Трудового Кодекса, переводом считаются следующие условия:
- повышение или понижение в должности;
- изменение подразделения, работа в филиалах;
- смена города или страны, где будет проходить дальнейшая деятельность;
- смена работодателя, если об этом попросил действующий.
Обозначенные изменения являются переводом, поэтому их надлежащим образом фиксируют. Запись о переводе в трудовую книжку регулируется следующими положениями:
- Правилами, утвержденными правительственным Положением России № 225;
- Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства социального развития № 69.
Запись является недействительной, если генеральный директор допустил ошибки при ее составлении.
Процедура оформления перемещения
Сначала подчинённому полагается написать заявление с указанием новой должности и причин перемещения, также важно указание даты и подписей. К трудовому договору принято оформлять дополнительное соглашение. Оно составляется в двух образцах и закрепляется подписями сторон.
Перевод проводится на основании изданного приказа, который придаёт законную силу всему процессу.
Если работник перемещается в другое территориальное отделение, кадровик обязан направить всю необходимую документацию (бумаги по личному делу).
Сотруднику отдела кадров или бухгалтеру требуется найти трудовую книжку и личную карточку.
В персональном документе наёмного лица ищем страничку, на которой вносились последние данные о работе.
Отступается одна строка и начинается новая запись с нумерации по порядку (арабской цифрой).
В следующем столбике указывается дата перевода. Важно правильное внесение информации – например, 23.10.2012. Стоит знать, что указание несоответствующей даты грозит денежной санкцией.
Далее пишется название предприятия, но в нашем случае речь идёт о внутреннем перемещении.
Обычно указывается, что переведён на должность в записи в трудовой книжке, а иногда записывается причина перемещения. Повод для перевода необязательно помечать, но некоторые сотрудники всё равно указывают данную информацию.
В последней колонке обозначаются сведения о приказе: его номер и дата. В завершении процедуры ставится печать организации и подпись директора.
При заполнении документов разрешается пользоваться ручкой с чёрными или синими чернилами.
Заполнение трудовой книжке руководителя организации (директора)
Порядок заполнения граф в трудовой книжке директора отличается в зависимости его позиции в организации. В ситуации, когда руководитель является обычным наемным работником, просто очень высокого ранга, заполнение его трудовой книжки проводится по стандартным правилам с указанием даты приема на работу, наименования организации и должности, основания для приема в штат.
Иная ситуация отличает назначение генерального директора, одновременно являющегося учредителем организации. Причем, отличаются варианты заполнения трудовой книжки в зависимости от числа учредителей организации. Они отражаются в 4 графе трудовой книжки.
В случае, когда генеральный директор выбирается на общем собрании, сотруднику кадровой службы следует внести в 4 графу номер протокола заседания совета учредителей, наблюдательного совета, совета директоров или иной структуры, выполняющей соответствующую функцию в конкретной организации.
Эта структура в ходе своего совещания обязательно должна решить вопрос о назначении генерального директора, о чем в протоколе должна быть представлена соответствующая запись.
Запись в трудовой о приеме гендиректора на работу
Прием директора (образец записи в трудовой книжке приведен ниже) оформляется следующим образом:
- В 1-й графе указывают порядковый номер записи.
- Во 2-й графе указывают дату (число, месяц и год), с которой руководитель приступил к выполнению должностных обязанностей.
- В 3-й графе сначала прописывают наименование юридического лица (можно поставить штамп). Затем указывают сведения о приеме на работу. Запись, к примеру, может выглядеть так: «Избран на должность генерального директора» или «Принят на должность генерального директора».
- В 4-й графе прописывают реквизиты документа-основания. К примеру: «Приказ от 17.09.2018 № 365-ок» или «Решение общего собрания участников ООО «Инвестгрупп» от 25.09.2018 № 14».
Заполнение трудовой книжки: общие правила
При оформлении трудовой книжки генерального директора (образец будет представлен далее) необходимо придерживаться общих правил:
- все записи делать черными, фиолетовыми или синими чернилами;
- допускается использование перьевых, гелевых и шариковых ручек;
- текст каждой записи должен соответствовать документу (приказу, решению), на основании которого она была сделана;
- сокращения не допускаются;
- даты следует указывать в формате дд.мм.гггг;
- исправления и зачеркивания запрещены, если необходимо внести изменения в отношении какой-либо записи – в столбце №3 прописывают «Запись №… недействительна»; после этого указывают правильные сведения;
- записи в трудовую книжку вносятся на русском языке, а также могут дополнительно вестись на языке республики в составе РФ, если там применяется наряду с русским свой государственный язык;
- записи в трудовой книжке следует заверять подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадровой документации и печатью (при наличии).
Мы много лет занимаемся переводами документов и хорошо знаем свою работу. Наша задача на текущий момент — сделать обращение к нам максимально удобным и выгодным для наших клиентов. Мы предлагаем:
- выполнение заказа в короткие сроки;
- доступные цены;
- различные варианты оплаты;
- удобное взаимодействие в режиме онлайн;
- широкий спектр (перевод, нотариальное заверение, легализация).
Кроме того, мы сохраняем выполненные переводы, а это значит, если вам потребуется повторный перевод трудовой книжки в связи с внесением новой записи, стоимость услуги и время выполнения работы будут для вас гораздо меньше!
Все основные нюансы и правила внесения определенных записей в трудовую книжку, в том числе ответ на вопрос о том, как написать в трудовой книжке перевод на другую должность, содержаться в следующих нормативных документах:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225>
- Инструкция по заполнению, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
При внесении информации в трудовые книжки сотрудников, работодателю следует строго придерживаться установленных общих правил, которые закреплены в указанных выше нормативных актах.
Однако прежде чем внести какие-либо сведения относительно деятельности сотрудника, необходимо первоначально определить, какая норма закона послужила основанием для оформления соответствующих изменений.
Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.
Постоянный перевод имеет следующие виды:
- Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
- Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.
В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.
Как заполнить трудовую книжку при временном переводе
Эта практика принятия на работу не самая частая, но разнообразна по форме. Временная отправка может быть инициирована по ряду причинам:
- Краткосрочное замещение уполномоченного сотрудника. Распространено в пределах предприятия для подмены в период декрета или больничного работника.
- Переквалификация. Отправка в другую организацию, реже в материнское (головное) отделение с дочерней компании для повышения навыков.
- Заключение временного трудового договора. Прием для выполнения конкретных задач.
Назначение директора ООО ( генерального директора)
Директора избирают до государственной регистрации компании на этапе её учреждения (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Руководитель назначается на срок установленный в Уставе. По трудовому законодательству данный срок не должен превышать 5-лет (максимальный срок заключения трудового договора).
Решение о назначение директора ООО принимается открытым голосованием, если иной способ не предусмотрен Уставом.
Решение принимается большинством не менее трех четвертей от общего числа голосов учредителей . Если к этому моменту размер долей учредителей не определен, то каждый из них имеет один голос.
Обратите внимание, что при смене директора количество необходимых голосов и порядок их подсчета отличаются. Подробнее см. Смена директора.
Принятое решение необходимо оформить протоколом собрания. При этом решения о назначении руководителя и о создании ООО можно отразить в одном протоколе.
В соответствии с ГК РФ, состав участников общего собрания организации и принятые этим собранием решения должны быть нотариально заверены.
Уставом общества и протоколом общего собрания участников (принятым единогласно) может быть установлен иной способ заверения. Нотариальное заверение допускается заменить подписанием протокола всеми участниками.
Присутствие нотариуса непосредственно на заседании общего собрания не требуется. Нотариус свидетельствует подписи участников собрания на протоколе после его оформления.
Однако присутствие всех участников у нотариуса обязательно.
При создании ООО с одним учредителем общее собрание не проводится. В данном случае оформляется решение участника (ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).