Недостача в кассе:как выявить, кто виноват и что делать?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача в кассе:как выявить, кто виноват и что делать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инкассация денежных средств осуществляется в соответствии с Положением N 318-П . Также необходимый порядок прописывается в договоре с банком. Банк выдает организации необходимое количество порожних сумок с индивидуальным номером и ежемесячно оформляет явочные карточки по форме 0402303 (п. п. 9.1, 9.2 Положения N 318-П). Перед получением денег инкассатор предъявляет кассиру документы, удостоверяющие личность (служебное удостоверение с фотографией), доверенности на перевозку и инкассацию денежных средств, явочную карточку и порожнюю сумку.
Немного о правилах инкассации
Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты банка России в кредитных организациях на территории РФ, утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П.
Кассир, в свою очередь, предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300 (п. 9.6 Положения N 318-П). Препроводительная ведомость (ведомость к сумке) по форме 0402300 вкладывается в сумку с деньгами. Далее инкассатор в присутствии кассира проверяет целостность сумки, пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции к сумке. Если проверка прошла успешно, кассир заполняет явочную карточку , а инкассатор проверяет соответствие сумм денег и номера сумки, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке. После этого инкассатор подписывает квитанцию к сумке, ставит на ней штамп, дату приема сумки и возвращает квитанцию кассиру (п. 9.7 Положения N 318-П).
Инкассатор не имеет права ее оформлять (п. 9.8 Положения N 318-П).
Если в явочной карточке кассир укажет неправильные данные, они зачеркиваются, и новая запись заверяется подписью кассира. При выявлении нарушения целостности сумки или пломбы, неправильного составления накладной к сумке деньги не принимаются. Дефекты и ошибки могут быть устранены в присутствии инкассатора, если это не нарушает график его работы. В других случаях инкассаторы могут заехать повторно в удобное для них время, о чем в явочной карточке делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения N 318-П). В случае отказа организации от сдачи денег в явочной карточке кассир указывает «Отказ», причину отказа и заверяет ее своей подписью.
Как организовать инкассацию
Работу начинают с поиска подходящей организации, оказывающей эти услуги. Первым делом логично обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Но сначала сравните предложения между собой. Возможно, кто-то окажет услугу дешевле и качественнее. Вот критерии для выбора подрядчика:
- стоимость услуг. Здесь нужно обратить внимание не только на цену в абсолютном выражении, но и тарификацию в целом. Подходы банков и сторонних компаний могут различаться. Например, “Тинькофф” берет за услугу от 0,3 процента от суммы вывезенных средств. В “Сбербанке” цена зависит от региона: в Новосибирске придется заплатить за инкассацию 510 рублей, а в Санкт-Петербурге — 415. Кроме того, “Сбербанк” берет дополнительную плату за пересчет и зачисление — около одной сотой процента от суммы перевозимых денег;
- время зачисления средств на расчетный счет. Как и в случае с эквайрингом, обычно средства падают на РС на следующий рабочий день. В целом — чем быстрее, тем лучше: вы раньше сможете воспользоваться собственными деньгами;
- график инкассаций. Где-то это происходит по заранее составленному расписанию, где-то — по требованию и предварительной заявке. Смотрите, как вам удобнее. (Обычно предпочтительнее второе. Так в магазине не скопятся деньги сверх лимита и вы не переплатите за то, что служба отвезла три копейки);
- репутация компании и наличие положительных отзывов. Не все службы работают одинаково четко. Могут срывать сроки, долго зачислять деньги на счет и прочее.
Основная информация об инкассации
Инкассация подразумевает перевозку любых ценностей. Сюда могут входить не только деньги, но и драгоценные металлы, банковские карты, важные документы и пр.
Согласно действующему законодательству, инкассация относится к банковским операциям. Осуществлять ее могут только юридические лица, обладающие определенной лицензией. Поэтому силами самой организации, по закону, осуществить перевозку денежных сумм в банк невозможно. Специалисты несут материальную ответственность за вверенные им денежные средства.
Инкассация гарантирует быструю и надежную доставку наличных и ценных бумаг. Организация максимально защищена от посягательств злоумышленников. Выручка перемещается в банк безопасным способом.
Для коммерческих организаций обязанность проводить инкассацию установлена законодательно. Наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Это помогает вести учет в организации.
Также подобные меры защищают предприятия от грабителей. Кроме того, отправка денег через специализированные службы экономит время сотрудникам коммерческих организаций. Им не приходится ездить с выручкой в банк и сдавать ее.
Бланк доверенности на получение денежных средств
Оформляет доверенность человек, доверяющий третьему лицу получить те денежные средства, которые он не имеет возможности получить лично.
В роли доверителя может выступать, как физическое, так и юридическое лицо. Доверенным лицом является то, которое наделено определенными правами (полномочиями) для получения денежных средств.
В каких случаях можно применять доверенность на получение денежных средств?
Предлагаем вашему вниманию ситуации, когда выдача денег возможна только при наличии доверенности:
- получение зарплаты третьим лицом;
- получение пенсии третьим лицом;
- получение денежных средств от покупателя или заказчика за отпущенный товар, предоставленную услугу. Чаще всего в данной ситуации доверителем является юридическое лицо: предприятие или организация. Доверенным выступает менеджер предприятия, торговый агент, экспедитор или водитель;
- получение третьим лицом других выплат.
Доверенным может выступать только дееспособное лицо достигшее совершеннолетия.
В документе указывается:
- Название документа, когда и где он был составлен;
- Если доверителем выступает физическое лицо, то в доверенности указываются его паспортные данные, адрес места регистрации. Если доверителем выступает организация (юридическое лицо) в доверенности указывается наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, адрес регистрации, а также наименование должности и данные руководителя организации;
- Перечень полномочий, которыми доверитель наделяет доверенное лицо, а именно: получить денежные средства, подписать финансовые документы, прочее;
- Доверенность на получение денег может носить единовременный или систематический характер.
Доверенность на представление интересов физического лица подлежит удостоверению в нотариальном порядке.
В том случае, если доверителем является юридическое лицо, нотариальное удостоверение доверенности не обязательно, достаточно того, что доверенность будет подписана руководителем организации и заверена ее печатью.
Нужно также отметить, что при предъявлении доверенности осуществляется сверка паспортных данных доверенного лица со сведениями, внесенными в доверенность, в связи с чем, наличие паспорта доверенного лица для подтверждения полномочий по доверенности обязательно.
Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно
Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.
Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.
Если работника освободили от возмещения недостачи
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.
Если кассир не виноват в недостаче
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.
Недостача в инкассаторской сумке
― Текущий контроль качества работы кассиров и профилактика ошибок и нарушений
― Требование контролирующих органов
― Жалобы покупателей
― Докладные сотрудников
Собственники и руководители не ограничены законом РФ в сроках и периодичности проведения внезапных инвентаризации. При необходимости их можно проводить хоть каждый день без заблаговременного уведомления кассира. Именно фактор внезапности и позволяет выявить недостачу, если сотрудник намеренно мошенничает с товарами и деньгами.
Единственно, что требуется от инициирующего проверку – оформить приказ о ее проведении с указанием причины инвентаризации и состава инвентаризационной комиссии.
По факту обнаружения несоответствия количества наличных денежных средств в кассе расчетному остатку составляется акт. Под ним ставят свои подписи члены инвентаризационной комиссии и кассир.
А также проводится расследование – внутреннее или с привлечением сотрудников полиции – для выяснения степени вины кассира.
1. Получение от кассира объяснительной о причинах недостачи.
2. Издание руководителем или собственником компании приказа о возмещении.
3. Внесение кассиром денег в кассу или списание их с очередной зарплаты.
Факт недостачи фиксируется в акте инвентаризации. Письменные объяснительные кассиры в этом случае могут представить как на обратной стороне акта ИНВ-15, так и в свободной форме на отдельном листе.
Главное, в данном документе фиксируются
-
название организации
-
ФИО руководителя – получателя объяснительной
-
дата выявления недостачи
-
причины недостачи
-
ФИО кассира и его подпись
Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.
Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.
После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.
Стоимость инкассаторских услуг
Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:
| От чего зависит стоимость услуг | Подробнее |
| Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы | Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания. |
| Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче | Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата |
| Частота инкассаций | Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк). |
| Меры предосторожности | От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше. |
| Вид, оказываемых услуг | Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги. |
| От региона нахождения компании и инкассаторской службы | В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг |
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.
Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов | Дневная выручка передана в банк через инкассаторов |
| 51 | 57 | 875 000 | Выписка банка, приходный ордер | Выручка зачислена на счет магазина |
| 91.02 | 51 | 1 050 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег) |
Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.
По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платёжных и расчётных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.
Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть ещё самоинкассация: зачислять деньги на расчётный счёт можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические ящики или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину. Про всё это расскажем отдельно, сейчас — только про традиционную выездную инкассацию, тех самых вооруженных охранников.
Соглашение об удержании недостачи из заработной платы
Если согласны с недостачей, то во избежание неблагоприятных последствий, законом предусмотрена добровольное возмещение посредством заключения соответствующего договора, в котором оговорены сроки возврата.
В случае, когда компромисс не найден работодатель может обратиться в суд с иском в течении года, когда обнаружена недостача. Помните, если со стороны организации следует шантаж с вымогательством оплаты, пишите заявление в полицию.
Если материалы переданы в полицию, защищаемся всеми доступными способами, не пренебрегаемся помощью адвоката во избежание уголовной ответственности. Заявляем ходатайства о товароведческих экспертизах, аудите, инвентаризации, истребований записей с камер видеонаблюдения, опроса свидетелей, осмотра складских и иных помещений на предмет отсутствия условий для сохранности имущества и т.д.
Как до так и после начала уголовного преследования вам могут предложить пройти процедуру полиграфа. Я всегда советую отказаться от неё, так как доказательством его результаты являться не могут (по закону), а лишние переживания ни к чему, более того, стресс может как раз и сыграть не вашу пользу и детектор покажет некорректные данные, что не в плюс.
Как выбрать перевозчика денег: критерии конкурентоспособности
Выше мы отметили, что лицензирование инкассаторских услуг по уровню сложности мало чем уступает оформление банковской лицензии — поскольку инкассатор, как и банк, имеет статус кредитной организации. Как следствие — и сама работа инкассаторских фирм в достаточной мере стандартизована. Соответственно, при выборе любой из них заказчик получит услуги, в целом, одинаковые по форме и по качеству.
Вместе с тем, на рынке инкассаторов — несмотря на сложность порога входа на него, имеет место жесткая конкуренция, и чтобы ей соответствовать, крупнейшие игроки стараются различными способами улучшать оказываемые услуги — в пределах тех направлений деятельности, которые не попадают под строгий законодательный контроль (либо с учетом рамок такого контроля).
К числу таких улучшений можно отнести:
- Введение в практику использование тех самых специальных «ящиков с краской».
За рубежом такие устройства называются Интеллектуальной системой нейтрализации банкнот (Intelligent Banknote Neutralisation System). В положении № 630-П они именуются «спецконтейнерами» (им соответствует определение «специального устройства для упаковки наличности, в случае несанкционированного вскрытия которых происходит окрашивание банкнот».
Инкассация в общераспространенном смысле — процедура безопасного перемещения денежных средств от одного объекта к другому. Осуществляется она в рамках лицензируемой услуги — буквально несколькими крупными игроками рынка. Альтернативой обращения к ним может быть заключение договора на инкассацию денежных средств с банком, в котором у предприятия открыт расчетный счет.
Главное преимущество инкассации — гарантия безопасного перемещения денежных средств. Практическая их передача от предприятия к инкассатору предполагает осуществление довольно большого объема бюрократических процедур — и, как следствие, активного участия самого заказчика. С его стороны важно не допустить ошибок в заполнении документов, пересчете наличности (если есть сомнения в собственной квалификации для ее осуществления — лучше заказать услугу по пересчету у самих инкассаторов), подготовке сумок.
Выбирая инкассатора, следует брать в расчет — кроме тарифов (которые, в целом, сопоставимы по рынку), его технологичность (в части возможности применения «ящиков с краской» и иных инновационных спецсредств), гибкость в части установления графика визитов к заказчику. И, разумеется, отслеживать время от времени изменения в текущих тарифных предложениях от ведущих игроков рынка — как и от самих банков. В зависимости от дальнейшего технологического развития сегмента услуг инкассации, структура предложения от ведущих поставщиков и самих банков может меняться.
Бланк объяснительной по исправлению кассе
ККТ марта При выявлении излишков и недостач в кассе при инкассации правомерны ли будут такие действия и чем мы должны дополнительно оформить их? Недостача при инкассации Излишки при инкассации Тема: Кассовая дисциплина, ККТ, БСО Несмотря на то, что в вашем случае ошибка была допущена при оформлении РКО, а не при инкассации денег, формально в результате расхождений фактически инкассированных сумм и сумм, указанных в кассовых документах, образуются излишки или недостача денежных средств в кассе.
Поэтому в случае обнаружения такой ошибки бухгалтера необходимо провести инвентаризацию кассы и оформить ее результаты в соответствии с установленными правилами. Если фактически было инкассировано меньше денег, чем указано в РКО, в учете сделайте проводки: Дебет 94 Кредит 57 — отражена недостача денежных средств при инкассации; Дебет Кредит 94 — списана недостача за счет собственных средств организации; Дебет 50 Кредит — отражены излишки, выявленные при инвентаризации кассы.
Если же фактически инкассировали больше денег, чем было указано в РКО, сделайте проводки: Дебет 94 Кредит 50 — отражена недостача денежных средств в кассе; Дебет Кредит 94 — списана недостача за счет собственных средств организации; Дебет 57 Кредит — отражены излишки, выявленные при инкассации. Записи в бухгалтерском учете сделайте на основании данного акта.
К акту приложите объяснительную лица, допустившего ошибку. Порядок действий при обнаружении фальшивых купюр после инкассации такой же, как и при сдаче наличности непосредственно в кассу банка.
Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством.
Ошибка при инкассации как оформить объяснительную
Как правильно оформить кассовую операцию дополнительные бухгалтерские проводки, акт, объяснительная и т. Например, инкассаторам была сдана сумма ,00 руб. Разница в 50 руб. Недостатка и излишка в кассе нет. Ответ При выявлении расхождений в сумке с наличными деньгами, составляется акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег. Организации выдается квитанция к сумке с проставленным оттиском штампа кассы и оформленным актом вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег. На основании акта пересчета наличных денег, выданной банком, в учете организации делается проводка: Дебет 57 Кредит 50 — руб. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух 1. В случае предъявления в кредитную организацию, ВСП за исключением обменного пункта сумки с наличными деньгами, имеющей повреждения, указанные в пункте 4.
Настаивайте на истребовании видеозаписи банкомата и отчета по операциям. Только так можно доказать операцию и вернуть деньги.
2. Привет. Может ли кассир требовать доплату к заработной плате при инкассации денег в сбербанк.
В трудовом договоре не оговорен этот момент. 2.1. Законом не предусмотрено. Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет: Бесплатно с мобильных и городских Бесплатный многоканальный телефон Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможет 3.
Можно ли такое, что продавец (работает в одном городе) выручку перечисляет на личную карту директору ООО (в другой город) ,а директор якобы их ложит на расчетный счёт организации?
Или же должна быть инкассация? 3.1. Доброго времени суток. Теоретически такое возможно, поскольку согласно Плана счетов утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г.