Риски при неправильном составлении путевого листа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Риски при неправильном составлении путевого листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Штрафы за отсутствие путевого листа

Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

Размер штрафов:

• за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
• за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
• за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
• за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

	Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида транспорта.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе

О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);

• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Форма путевого листа в 2021 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

1. Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
2. Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
3. Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2021 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
4. В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
5. Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
6. Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2021 года обязательно включают следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• информацию о владельце автомобиля;
• период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
• данные о водителе ТС: Ф. И. О., дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
• информация о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
• регистрационный номер;
• показания одометра;
• дата и время выезда и заезда на парковку;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.

Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

• назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;
• если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
• допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
• перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
• перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру. Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.

Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:

• наименование и номер путевого листа;
• срок действия;
• сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
• сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
• сведения о водителе.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте .

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Хранение путевых листов на предприятии

Юрист Баранникова Т. Определяются приказом по организации. Ситуация следующая. ООО является перевозчиком жидких грузов не опасных компания сделала разрешение на перевозку груза с пункта А в пункт В на весовом контроле инспектор предположил, что груз везем не в пункт В а в пункт С его доводом стала простая накладная заполненная от руки, которая является перемещением между складами, где сама контора находится в другом регионе а груз в пункте А и соответственно этот груз по этой накладной перемещали с пункта А в пункт В что является перемещением. Инспектор не стал выслушивать и составил протокол на основании ст

Каков срок хранения путевых листов в такой организации? Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п.

Основные вопросы по путевым листам – ответы юристов

— Нужен ли путевой лист на арендованный автомобиль?

В том случае, когда водитель совершает работу на арендованном автомобиле, то оформлять путевые листы обязательно. Документ необходим для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, только чеки не действуют в налоговой службе.

— Какова периодичность путевых листов – можно ли его выписывать на несколько поездок вперед?

Путевые листы предназначаются для отчетности только по 1 поездке. Срок действия документа составляет – 1-30 дней.

— Можно ли путевой лист заполнить частично, не указывая, например, показания спидометра и расходы на бензин?

Все показатели, которые вы отметите в документе, должны полностью отражать расход материалов, топлива. Только так вы обоснованно сможете рассчитывать на компенсацию по затраченным средствам, либо выплатить заработную плату сотруднику за проделанную работу.

— Когда и как при помощи данных ГИБДД налоговики могут подтвердить или опровергнуть данные путевых листов?

Специалисты налоговых органов вправе требовать информацию о поездке определенного транспортного средства. Если сведения ваших путевых листов будут различаться с информацией, которую предоставили в ГИБДД, то у руководителя компании могут возникнуть проблемы.

Штраф за отсутствие путевки для такси

Такси является особым видом транспорта, поскольку водитель отвечает за жизнь и безопасность пассажиров. По этой причине меры по безопасности для таких автомобилей увеличены, а перевозка людей без путевого листа запрещена.

Если владелец транспорта является водителем, при перемещениях для собственных целей путевка не нужна. Чтобы доказать сотруднику ГИБДД, что водитель не совершает коммерческую перевозку, нужно выполнить следующие действия:

• Снять знаки, обозначающие авто как такси;
• Перемещаться только в общем потоке;
• Не принимать заказы диспетчеров таксопарка;
• Не попадать под камеры при высадке или подборе пассажиров.

Если инспектором всё же был вынесен факт административного правонарушения, необходимо не согласиться с обвинениями. Когда протокол составляется совместно с МАДИ, транспорт могут отправить на штрафную стоянку. В этом случае придется потратить время и деньги на возвращение авто, поэтому лучше иметь путевой лист на руках.

Похожие записи:

• Порядок приватизации жилья по договору социального найма в 2022 году
• Как переоформить машину на другого человека
• Когда в кассовом чеке должен быть указан кассир