Электронные документы: виды и особенности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные документы: виды и особенности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Часто задаваемые вопросы
Все ли документы надо отправлять через электронную систему?
Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.
Оплата отправки производится за документ или страницу?
Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.
Насколько это безопасно?
Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.
Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?
Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.
Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?
Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.
Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?
Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.
А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?
У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Что изменилось в 2022 году?
- Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющих центрах Федеральной налоговой службы по адресу прописки или в одном из 24 частных удостоверяющих центров, прошедших в 2021 году переаккредитацию. Теперь электронные подписи будут выдаваться физическому лицу, а не сотруднику организации. Когда физлицо будет подписывать документ организации электронной подписью, оно должно будет подтвердить наличие своих полномочий.
- Если руководитель компании обладает собственной электронно-цифровой подписью, то подпись физического лица должны получить на свое имя все сотрудники фирмы, причастные к процедуре электронного документооборота.
- Подпись, выданная до 31 декабря 2021 года аккредитованным удостоверяющим центром, будет действовать до конца 2022 года. В течение этого периода ее нужно обновить по стандартам 63-ФЗ.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
Отличие электронного образа документа от электронного документа
Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).
Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.
Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).
Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.
Какие существуют СЭД: примеры систем
Самые распространенные из них мы свели в таблицу:
|
Название |
Особенности |
Цена, руб |
|
Логика |
Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. |
4900-5900 за каждое рабочее место |
|
Дело |
Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом. |
11000-13500 за каждое рабочее место |
|
1С:Архив |
Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. |
12000-57000 за программу полностью |
|
Евфрат |
Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. |
От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика |
|
OPTIMA-WorkFlow |
Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. |
55000-75000 за лицензию |
|
Directum |
Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители. |
7000-2000000 за лицензию |
Какие документы могут быть поданы в электронной форме
В электронном формате могут быть поданы любые процессуальные документы, в том числе:
- Исковые заявления, независимо от вида (о защите прав потребителей, взыскании суммы по договору и даже о расторжении брака).
-
Встречные иски. Не имеет значения, как был подан иск. Удаленно можно направить возражение на иск или отзыв на возражение.
-
Заявления о выдаче приказов. В таком случае ехать в суд не придется вовсе, так как судебное заседание не проводится в рамках приказного производства.
-
Ходатайства и заявления. Например, о приобщении доказательств к материалам дела, вызове свидетелей, наложении ограничительных мер на имущество ответчика.
-
Апелляционные и кассационные жалобы.
При внедрении электронных систем компании должны руководствоваться требованиями законодательства. При этом единый документ, определяющий работу ЭДО, отсутствует. Процесс «цифровизации» бумажной работы регулируется большой по объему и крайне разрозненной нормативной базой. В нее входят гражданский кодекс, налоговый кодекс, федеральные законы, постановления. Перечислим основные законодательные и нормативные акты, регулирующие работу с электронными документами.
Гражданский кодекс РФ: статья 160 и статья 434 утверждают легитимность электронных документов в качестве подтверждения сделки или заключения договора.
Налоговый кодекс РФ: статья 93 регламентирует порядок представления электронной бухгалтерской отчетности в ФНС России. Статья 169 определяет порядок формирования в том числе и цифровых счетов-фактур.
Обратимся к значимым федеральным законам. Уже упомянутый ФЗ №149 от 27.07.2006 описывает сферу производства, получения, распространения и защиты информации; определяет понятие электронного документа и других, связанных с ним. Статья 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 посвящена оформлению первичных учетных документов как в бумажном, так и электронном виде. ФЗ № 63 от 06.04.2011 описывает виды ЭЦП, принципы их использования, правовое регулирование отношений в области применения электронных подписей.
Стоит отметить, что область цифрового делопроизводства постоянно развивается, появляются новые регламентирующие документы, вносятся поправки и уточнения в уже имеющиеся. К тому же «общая» нормативная база дополнена специфическими для каждой сферы деятельности требованиями законодательства.
Пример реализации ЭДО
Рассмотрим пример реализации электронного документооборота фирмой ELMA. Компания предлагает ECM ELMA365 с широким набором инструментов.
• электронный архив — позволяет сохранять, выгружать и быстро находить документы. Все данные собраны и надежно хранятся в одном месте;
• электронная канцелярия — обеспечивает регистрацию документов, автоматическое присвоение номеров (по определенным условиям), контроль за получением и хранением оригиналов договоров;
• сервис управления договорами — СЭД способна создавать исходящие договоры по заранее определенным шаблонам, позволяет контролировать сроки их согласования и исполнения, вносить правки в случае необходимости. Для входящих договоров система помогает решать задачи по рассмотрению документа с учетом отсутствия, замещения исполнителя. При отказе в согласовании фиксирует разногласия;
• инструмент работы с финансовыми документами, с помощью которого можно автоматизировать работу с счетами, снижая нагрузку на бухгалтерский отдел, свести риски потери и несвоевременной оплаты к минимуму;
• сервис служебных записок — создан для ускорения обмена официальными сообщения внутри организации;
• инструмент электронной подписи в СЭД, который позволяет построить внутренний и внешний ЭДО.
Встроенный в ECM ELMA365 искусственный интеллект LegalDoc.AI значительно повысит уровень корпоративного документооборота. Поможет настроить умную маршрутизацию на основе ранее выполненных действий сотрудников, проверит корректность составления документа и проведет его сравнение, подсветив все удаления, вставки и корректировки. Система избавляет от рутинных действий по переадресации, защищает документы от потери «в пути» между отделами и сотрудниками.
Для работы на внешнем уровне, с контрагентами, в ECM ELMA365 реализована бесшовная интеграция с Диадоком. Это возможность работать в едином интерфейсе, построить четкую и однозначную маршрутизацию, проконтролировать статус документа.
ECM ELMA365 имеет удобный интерфейс. В СЭД имеется внутрикорпоративный мессенджер, в котором возможен обмен личными сообщениями, создание групповых чатов, отправка текстовых и графических файлов. Мобильное приложение существенно расширяет возможности сотрудников. Всегда под рукой доступ к документам, процессам, мессенджеру.
Документы налогового учета в электронном виде
Сегодня идет постепенный переход к составлению документов, необходимых для целей налогообложения, в электронном виде. Самый яркий пример – электронные счета-фактуры.
Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
НК РФ устанавливает следующие требования к оформлению документов по учету НДС в электронном виде:
–счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;
–порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином;
–форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждаются налоговым органом.
Сегодня действуют следующие документы:
–Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 №50н;
–Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.01.2012 №ММВ-7-6/36@.
С 14 апреля 2015 года действует Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 №ММВ-7-6/93@, которым утверждены:
–формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
–формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме.
Действовавший ранее Приказ ФНС РФ от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утратил силу.
Представители Минфина дали ответ на вопрос о порядке заверения предоставляемых принципалу копий счетов-фактур, полученных агентом в электронной форме при приобретении для принципала товаров (работ, услуг) (Письмо Минфина РФ от 05.03.2015 №03‑07‑09/11604).
В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137, агент вместе со счетом-фактурой, выставленным принципалу, представляет принципалу заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Согласно абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это. Таким образом, агент вправе представить принципалу копии счетов-фактур, полученных в электронной форме, на бумажном носителе в виде заверенных агентом копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).