Новые сроки хранения документов по охране труда
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые сроки хранения документов по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок проведения СОУТ в нашем государстве регулируется положениями федерального закона 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ. Этот нормативный акт запрещает работодателю самому выполнять спецоценку: такое условие введено, чтобы недобросовестные руководители компаний не имели возможности фальсифицировать данные о реальных условиях труда на местах работников и тем самым минимизировать объем положенных им льгот и компенсаций. Для проведения спецоценки работодатели обязаны привлекать уполномоченные организации, внесенные в реестр Минтруда.
Отчетность по результатам спецоценки
Эксперты такой компании изучают информацию об условиях труда работников, проводят идентификацию наличия вредоносных факторов производства на каждом рабочем месте и измеряют интенсивность воздействия таких факторов, если они обнаружены. По результатам этой работы исполнитель составляет отчет по СОУТ, который передается на утверждение работодателю, заказавшему выполнение спецоценки.
ВТОРОЙ ШАГ: создание списка рабочих мест для проведения проверки условий труда
Перед составлением графика следует определиться с количеством рабочих мест на предприятии. В этом поможет штатное расписание. После его изучения необходимо отсеять аналогичные, поскольку трудовое законодательство позволяет не проводить поголовную оценку, а исключить аналогичные места, но оставить не менее двух аналогичных. Грамотный подход к составлению списка позволит рационально распределить время и сэкономить средства. Поскольку сторонней организации для проведения СОУТ нужно оплачивать. А оплата формируется из расчета за каждую проверочную точку.
Как понять, какие рабочие места являются аналогичными? Очень просто, для трудящихся должны быть одинаковыми следующие моменты.
- Наименование должности.
- Марка и название оборудования.
- Идентичные должностные обязанности и перечень заданий.
- Сотрудники располагаются в одном помещении.
Грамотное проведение специальной оценки условий труда с минимальным количеством погрешностей – это большие затраты времени, сил и финансов. Работодателю необходимо подготовить основательный пакет документации, учесть массу нюансов, подключить сотрудников. На деле – это важная задача, позволяющая обеспечить охрану здоровья сотрудников, минимизировать факторы вредного воздействия на организм работника, начисление денежной компенсации, позволяющей улучшить состояние здоровья сотрудника, занимающего сопряженную с риском должность.
Краткий ликбез относительно порядка проведения спецоценки позволит работодателю определиться с самым ответственным моментом. Будет ли он участвовать лично при выполнении СОУТ или доверит столь важную миссию своим специалистам. Делегируя часть обязанностей на сотрудника, руководитель предприятия освобождает свое время для решения других не менее важных вопросов, но рискует не получить важную информацию о своих рабочих местах. Выбор зависит от приоритетов.
Обращаясь в нашу компанию, вы получите полный спектр услуг по сопровождению специальной оценки условий труда. Специалисты обладают обширным опытом в проведении СОУТ любой сложности. Необходимая документация будет подготовлена в кратчайшие сроки, а оценка пройдет на высшем уровне.
Какие сроки хранения документов по охране труда?
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня, включающем 24 позиции. Согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов, например:
- Отчеты по проведению спецоценки условий труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
- — по месту проведения – 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года);
- — в других организациях – 5 лет.
- Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата.
- Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда – 5 лет;
- Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
- — 50 лет – если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года;
- — 75 лет – если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.
- Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;
- журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;
- Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников – 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
- Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
- — 50 лет – если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года;
- — 75 лет – если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.
- Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда – 5 лет;
- Протоколы результатов обучения по охране труда – 5 лет;
- Журналы и книги учета:
- — инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет;
- — профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – 5 лет.
- Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет;
- Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств – 5 лет ЭПК;
- Переписка по вопросам охраны труда – 5 лет.
Специальная оценка условий труда (СОУТ)
(в ред. Федеральных законов от 23.06.2014 N 160-ФЗ, от 13.07.2015 N 216-ФЗ, от 01.05.2016 N 136-ФЗ, от 19.07.2018 N 208-ФЗ, от 27.12.2018 N 553-ФЗ, от 27.12.2019 N 451-ФЗ, от 08.12.2020 N 429-ФЗ, от 30.12.2020 N 503-ФЗ)
Принят
Государственной Думой
23 декабря 2013 года
Одобрен
Советом Федерации
25 декабря 2013 года
1. Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются отношения, возникающие в связи с проведением специальной оценки условий труда, а также с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда.
2. Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые и организационные основы и порядок проведения специальной оценки условий труда, определяет правовое положение, права, обязанности и ответственность участников специальной оценки условий труда.
1. Регулирование специальной оценки условий труда осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Нормы, регулирующие специальную оценку условий труда и содержащиеся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, должны соответствовать нормам Трудового кодекса Российской Федерации и настоящего Федерального закона.
3. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем те, которые предусмотрены настоящим Федеральным законом, применяются правила международного договора.
4. Решения межгосударственных органов, принятые на основании положений международных договоров Российской Федерации в их истолковании, противоречащем Конституции Российской Федерации, не подлежат исполнению в Российской Федерации. Такое противоречие может быть установлено в порядке, определенном федеральным конституционным законом. (в ред. Федерального закона от 08.12.2020 N 429-ФЗ)
1. Специальная оценка условий труда является единым комплексом последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса (далее также — вредные и (или) опасные производственные факторы) и оценке уровня их воздействия на работника с учетом отклонения их фактических значений от установленных уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти нормативов (гигиенических нормативов) условий труда и применения средств индивидуальной и коллективной защиты работников.
2. По результатам проведения специальной оценки условий труда устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах.
3. Специальная оценка условий труда не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, или с работодателями — религиозными организациями, зарегистрированными в соответствии с федеральным законом. (в ред. Федерального закона от 27.12.2018 N 553-ФЗ)
4. Проведение специальной оценки условий труда в отношении условий труда государственных гражданских служащих и муниципальных служащих регулируется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации о государственной гражданской службе и о муниципальной службе.
1. Работник вправе:
1) присутствовать при проведении специальной оценки условий труда на его рабочем месте;
2) обращаться к работодателю, его представителю, организации, проводящей специальную оценку условий труда, эксперту организации, проводящей специальную оценку условий труда (далее также — эксперт), с предложениями по осуществлению на его рабочем месте идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов и за получением разъяснений по вопросам проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте; (в ред. Федерального закона от 01.05.2016 N 136-ФЗ)
3) обжаловать результаты проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте в соответствии со статьей 26 настоящего Федерального закона;
4) представлять работодателю, организации, проводящей специальную оценку условий труда, и (или) в выборный орган первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (при наличии) в письменном виде замечания и возражения относительно результатов специальной оценки условий труда, проведенной на его рабочем месте. (в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 451-ФЗ)
2. Работник обязан ознакомиться с результатами проведенной на его рабочем месте специальной оценки условий труда.
1. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, вправе:
1) отказаться в порядке, установленном настоящим Федеральным законом, от проведения специальной оценки условий труда, если при ее проведении возникла либо может возникнуть угроза жизни или здоровью работников такой организации;
2) обжаловать в установленном порядке предписания должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов.
2. Организация, проводящая спе��иальную оценку условий труда, обязана:
1) предоставлять по требованию работодателя, представителя выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников обоснования результатов проведения специальной оценки условий труда, а также давать работникам разъяснения по вопросам проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах;
2) предоставлять по требованию работодателя документы, подтверждающие соответствие этой организации требованиям, установленным статьей 19 настоящего Федерального закона;
3) применять утвержденные и аттестованные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обеспечении единства измерений, методики (методы) измерений и соответствующие им средства измерений, прошедшие поверку и внесенные в Федеральный информационный фонд по обеспечению единства измерений, и (или) методики (методы) измерений, предназначенные для выполнения прямых измерений и соответствующие им средства измерений утвержденного типа, прошедшие поверку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обеспечении единства измерений (далее — поверка); (в ред. Федеральных законов от 01.05.2016 N 136-ФЗ, от 27.12.2019 N 451-ФЗ)
4) не приступать к проведению специальной оценки условий труда либо приостанавливать ее проведение в случаях:
а) непредоставления работодателем необходимых сведений, документов и информации, которые предусмотрены гражданско-правовым договором, указанным в части 2 статьи 8 настоящего Федерального закона, и которые характеризуют условия труда на рабочих местах, а также разъяснений по вопросам проведения специальной оценки условий труда;
б) отказа работодателя обеспечить условия, необходимые для проведения исследований (испытаний) и измерений идентифицированных вредных и (или) опасных производственных факторов, в соответствии с гражданско-правовым договором, указанным в части 2 статьи 8 настоящего Федерального закона;
5) хранить коммерческую и иную охраняемую законом тайну, ставшую известной этой организации в связи с осуществлением деятельности в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Это документ, содержащий в себе сведения о состоянии условий труда на рабочем месте на момент проведения специальной оценки условий труда. Форма и правила заполнения карты СОУТ указаны в Приложениях к Приказу Минтруда №33н от 24.01.2014 г.
Карта СОУТ оформляется для каждого рабочего места, для которого экспертами организации проводились измерения и оценки. На рабочие места, проходившие процесс идентификации и декларирования, оформлять карту СОУТ не нужно, поскольку на них не было обнаружено вредных и/или опасных факторов. Для аналогичных мест готовится одна карта.
За заполнение карты отвечает обычно эксперт или комиссия организации по СОУТ, поскольку именно она устанавливает классы и подклассы условий труда для рабочих мест.
- Результаты оценки на конкретном рабочем месте.
- Класс и/или подкласс условий труда.
- Гарантии и компенсации для работника.
- Предложения и рекомендации по улучшению условий труда.
Также в карте обязательно указываются коды организации-работодателя по классификаторам ОКПО, ОКОГУ, ОКВЭД, ОКАТО и ИНН работодателя; наименование должности работника (важно: должности (профессии) должны указываться строго в соответствии с Общероссийским классификатором профессий и должностей служащих), название структурного подразделения, количество и номера аналогичных рабочих мест, СНИЛС сотрудников, сведения об используемом на рабочем месте оборудовании ( с указанием модели и серийного номера), материалах.
Затем оформляется таблица с информацией по оценке факторов на рабочем месте и классе условий труда. Если были выявлены вредные или опасные условия труда, то в карте указывается класс рабочего места. Согласно классификатору СОУТ выделяется 4 класса и три подкласса условий труда. От класса и подкласса зависят гарантии и компенсации, которые работодатель обязан предоставить сотруднику. Сведения о них вносятся в карту с указанием их обоснования согласно действующему законодательству.
В данных об опасных и вредных факторах указываются и сведения об оценке эффективности средств индивидуальной и коллективной защиты. Последний пункт карты СОУТ — это рекомендации комиссии по улучшению условий труда на данном рабочем месте.
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале..
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения. Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.
Отсчет срока действия начинается с даты, когда утвержден отчет по специальной оценке условий труда на конкретном месте работы. Ответ на вопрос, на сколько лет действует СОУТ, зависит от факторов риска. Вариантов два.
| Факторы риска не установлены |
Место работы следует задекларировать в терорган службы занятости субъекта в связи с соответствием условий установленным нормам по охране труда. Декларация оформляется и подается в соответствии с требованиями 426-ФЗ. Предоставление документа является обязанностью работодателя. Форма и алгоритм подачи установлен Приказом Минтруда РФ от 07.02.2014 № 80н, а разъяснения по ее заполнению — в Письме Минтруда РФ от 23.06.2014 № 15-1/В-724. Следующие 5 лет работодатель может:
|
| Факторы риска определены и отнесены к конкретному классу | Срок действия специальной оценки условий труда на рабочих местах — 5 лет. К окончанию этого периода организация должна иметь в наличии готовые результаты, то есть прерывание действия СОУТ не предусмотрено. |
Сколько хранить материалы и документацию по СОУТ
Длительность хранения результатов специальной оценки условий труда зависит от вида того материала, который нужно хранить.
| Вид документа | Срок хранения |
| Отчет | Определяется приказом работодателя в процессе организации СОУТ в период формирования состава комиссии. |
| Материалы |
|
Опыт работ в Нижнем Новгороде и Нижегородской области
В этом разделе указаны города и районы, где мы проводили работы по данному направлению деятельности. Нажмите «География работ» или выберите этот пункт в главном меню наверху страницы, чтобы ознакомиться с опытом работ нашей организации по всем направлениям.
| Год | Область | Район | Город | Вид работ |
|---|---|---|---|---|
| 2013 | Нижегородская | г.Нижний Новгород | Аттестация рабочих мест по условиям труда (закрыто) | |
| 2014 | Нижегородская | г.Нижний Новгород | Специальная оценка условий труда |
Сроки специальной оценки условий труда
Проведение специальной оценки по условиям труда обязательно для всех видов предприятий любой специфики деятельности. Однако возникают вопросы о проведении этой процедуры в офисе, ведь вредных факторов тут вроде нет. Что из условий учитывается и как проходит спецоценка у офисного персонала? Как ее организовать и как оформить все необходимые документы? В этой статье приводится примерный вариант пошаговых действий.
С 1 января 2014 года все работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда рабочих мест, которая введена вместо существующей ранее аттестации рабочих мест для определения на них вредных и опасных факторов, воздействующих на работников. Какова же судебная практика по этому вопросу?
Как используются результаты проведенной аттестации рабочих мест?
Результаты проведенной АРМ являются свидетельством объективной оценки условий труда в организации. была введена для контроля за условиями труда и их оптимизации. Увидеть все недостатки и недочеты в организации трудового процесса на рабочих местах можно с помощью полученных результатов – комплексной оценки рабочих мест. На их основе разрабатываются и реализуются – приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда.
Результат аттестации влияет также на дальнейшее назначение работникам, чьи условия на рабочих местах были признаны вредными или опасными. Компенсации назначаются в виде сокращенной продолжительности рабочего времени, дополнительного отпуска, дополнительных денежных выплат, выдачи молочных пищевых продуктов, предоставление ежегодного лечения в профилакториях и санаториях. При неудовлетворительных условиях, работодатель должен предоставлять ежегодный бесплатный медицинский осмотр, чтобы врач смог проследить тенденции ухудшения здоровья и предотвратить дальнейшее развитие профессиональных заболеваний.
Результаты также используются работодателем для обоснования планирования и финансирования мероприятий по улучшению условий труда . На основе их он может получить скидки и надбавки по страховому взносу от несчастных случаев и профзаболеваний в организации из средств Фонда социального страхования .
Результаты необходимо предоставлять в государственную инспекцию по труду субъекта РФ в виде сводной ведомости о результатах АРМ и сведений об аттестующей организации. Инспектор по труду также использует эти результаты для анализа ситуации и соответствия проведения аттестации на основании требований законодательства.
В течение какого срока организация должна хранить документы, подтверждающие результаты аттестации рабочих мест?
Документы по АРМ являются подтверждением соответствия условий труда на рабочих местах. АРМ должна проводиться в организации один раз в пять лет. Полученные данные являются действительными на протяжении указанного срока. Документы по аттестации должны находиться в непрерывном действии после проведения процесса, так как на их основании внедряется план мероприятий по улучшению условий, устраняются замечания аттестационной комиссии. Документы являются центром внимания также и у государственных органов. При проверках, к примеру, ГИТ в субъекте РФ, Роспотребнадзора, главным образом, запрашиваются материалы АРМ, которые наглядно отражают всю ситуации на отдельно взятом рабочем месте. Даже по прошествии сроков действия аттестации, организация должна продолжать хранить документы, подтверждающие результаты аттестации в архиве или в ином структурном подразделении. Рекомендуемый срок – 45 лет. Потому как работодателю не стоит забывать, что даже по истечении срока хранения документов, они также могут понадобиться в дальнейшем при различных судебных разбирательствах, проверках госорганов.
Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.
Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны.
Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.
Работник должен быть ознакомлен в течение тридцати дней (календарных), отсчет при этом начинается с момента утверждения (подписания всеми членами комиссии) отчета о результатах СОУТ. В данный промежуток не включается период нахождения работника на больничном листе, в отпуске, командировке или межвахтовый отдых.
Довольно часто можно наблюдать ситуацию, когда работник отказывается знакомиться с результатами СОУТ, либо категорически с ними не согласен. В этом случае представителю работодателя необходимо оформить акт, подтверждающий это, и засвидетельствовать его, как минимум тремя подписями. В комиссию можно пригласить начальника или специалиста кадровой службы, руководителя структурного подразделения, в котором работник трудится. Кроме того, сотруднику нужно разъяснить его право на обращение в Трудовую инспекцию с целью обжалования результатов СОУТ.
Карта спецоценки трудового процесса заполняется последовательно. Для этого учитываются следующие сведения:
- Вся информация о компании, проводящей аттестацию. Наименование, адрес, местонахождение, номер лицензии и свидетельства на право заниматься этим видом работ.
- Данные о рабочем месте и аналогичных местах.
- Указать СНИЛС сотрудников.
- Какие негативные факторы окружающей среды существуют, каким образом они воздействуют на организм.
- Какие компенсации полагаются сотрудникам за вредные условия производства: сокращенный день, на сколько дней увеличивается отпуск, в каком размере полагается доплата.
- Перечень мероприятий, согласно которым улучшаются условия работы.
- Данная информация предоставляется из свидетельства о регистрации компании, расписания штатов. Основное количество сведений вносимо в карты экспертами, а также руководством предприятия, на котором проводилась спецоценка.
- Сведения из данных об администрации