Как правильно оформить договор с поставщиками?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить договор с поставщиками?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Некоторые сведения и документы, необходимые для заключения договора поставки, вы вправе получить самостоятельно, не запрашивая их у контрагента. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП является таким обязательным пунктом.
Какие бумаги и информацию следует у него запросить
Чтобы определить, какие документы запросить при заключении договора, надо понимать, для каких целей их запрашивать.
Для совершения сделки следует убедиться, что:
- контрагент официально существует, то есть зарегистрирован в установленном порядке, и информация о нем содержится в ЕГРЮЛ, или ЕГРИП, или подобных им иностранных реестрах в случае планируемого сотрудничества с зарубежным предпринимателем;
- лицо, указанное в качестве подписанта, обладает полномочиями на это;
- фирма или ИП вправе заниматься деятельностью по заключаемому договору и применять специальную систему налогообложения;
- у поставщика имеется право собственности на поставляемый им товар;
- у контрагента имеется соответствующая лицензия, если вид деятельности подлежит лицензированию, например при обороте алкогольной продукции.
В общем виде перечень документов, необходимых для заключения договора, выглядит так:
- устав (для юридических лиц) или паспорт (для физических лиц);
- доверенность на представителя либо решение/протокол о назначении единоличного исполнительного органа, например директора;
- выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельства ИНН, ОГРНИП, ОГРН, уведомления/письма из налогового органа о выбранной системе налогообложения — этим подтверждается факт регистрации, статус, виды деятельности и система налогообложения коммерческого субъекта;
- правоподтверждающие бумаги на поставляемые товары;
- лицензия (при необходимости).
Как оформлять счёт на оплату товара
Смотри, после того как вы с поставщиком согласились на условия поставки, ты можешь запросить счёт и ждать отгрузки.
Оплату вносить можешь в разной форме, но самое удобное в наш век – безналичный перевод со своего расчётного счёта предпринимателя. Это максимально безопасно и удобно.
Что касается подтверждения поставки – принять товар и поставить печать можешь только ты или доверенное лицо.
И доверенность обязательно составляется по специальной форме (где вписан человек, который уполномочен принять продукцию, и стоит печать твоего ИП или ООО).
И при приёме товара на учёт не обойтись без документов – необходимы паспорт, сама доверенность (её предоставляют поставщику) и печать организации.
Товарная или товарно-транспортная накладная для получения товара
Вторая сторона приёмки – товарная накладная.
Она подтверждает, что покупатель получил от поставщика продукт.
Кстати, не путай с товарно-транспортной накладной – это не одно и то же. Сначала расскажу про просто товарную, а дальше про товарно-транспортную.
Продавец оформляет накладную в двух экземплярах – одна для тебя, другую он оставляет себе.
По закону товарная накладная не обязана заполняться по какой-то конкретной форме, но чаще всего используют форму ТОРГ-12. Там много всяких полей, но главное, заполнить:
1) Дату;
2) Наименования отправителя поставки и покупателя;
3) Название товара, его количество, цену, НДС;
4) Должности, ФИО и подписи сторон;
5) Данные о доверенности, если вместо покупателя получать будет доверенное лицо. Саму доверенность забирает отправитель.
В принципе, всё.
Теперь, как и обещал, поясню про товарно-транспортную накладную.
Ситуация такая: грузы часто доставляет не сам поставщик, а сторонняя транспортная компания. И она становится третьим участником сделки.
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.
Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.
Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы
Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:
- учредительные документы;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- протокол (решение) о назначении руководителя;
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
- документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
- бухгалтерская отчетность;
- копия паспорта директора.
В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:
- документально закрепленный порядок отбора партнеров;
- документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
- источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
- сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
- деловая переписка.
Договор ИП о сотрудничестве обычно предлагается типовой бланк, составленный еще задолго до обращения клиента. В нем содержатся основные требования и условия предоставления услуги, предусмотренная за это плата. В зависимости от разновидности контракта, разделы могут видоизменяться, добавляться или удалятся. Но в целом он будет состоять из следующих пунктов:
- Преамбула – информация о дате, месте подписания, предмете договора с реквизитами сторон.
- Предмет договора – суть достигнутого соглашения, чего оно касается, полная подробная характеристика объекта.
- Права и обязанности сторон – вытекают напрямую из вида договора и положений гражданского законодательства.
- Сумма сделки – в этот же пункт включается порядок оплаты, а также способ внесения денег в кассу исполнителя.
- Порядок урегулирования споров – все пункты должны быть составлены, исходя из действующих положений ГК РФ.
- Ответственность сторон, дополнительные условия – возможные последствия за нарушения достигнутых договоренностей.
- Реквизиты и подписи.
Условия поставки по договору
Правила создания данного документа регламентированы статьей 432 ГК РФ, в соответствии с которой он вступает в силу после достижения соглашения по всем существенным пунктам и проставления подписей. Все его правовые аспекты регулируются уже упомянутой гл. 30 ФЗ № 14.
Выделяют несколько его вариаций:
- разовый или предусматривающий регулярное поставление оговоренных объектов в течение продолжительного срока;
- распространяющийся на один тип предметов или на их группу, например, конкретная модель кузовной детали или весь их ассортимент;
- с лаконичным сопутствующим описанием или наполненный подробными обзорами и сложными техническими характеристиками, с целым рядом приложений.
И все из них обладают следующими особенностями:
- в любом случае узаконивают именно коммерческую сделку между поставщиком и покупателем, то есть субъектами предпринимательства;
- сосредоточены на продукции, не предназначенной для личного пользования какой-либо из сторон;
- заключаются ради получения взаимной выгоды;
- описывают объекты, обладающие определенной хозяйственной ценностью, – те вещи, что можно реализовать (или организовать с их помощью бизнес-процессы).
Договор ИП о сотрудничестве обычно предлагается типовой бланк, составленный еще задолго до обращения клиента. В нем содержатся основные требования и условия предоставления услуги, предусмотренная за это плата. В зависимости от разновидности контракта, разделы могут видоизменяться, добавляться или удалятся. Но в целом он будет состоять из следующих пунктов:
- Преамбула – информация о дате, месте подписания, предмете договора с реквизитами сторон.
- Предмет договора – суть достигнутого соглашения, чего оно касается, полная подробная характеристика объекта.
- Права и обязанности сторон – вытекают напрямую из вида договора и положений гражданского законодательства.
- Сумма сделки – в этот же пункт включается порядок оплаты, а также способ внесения денег в кассу исполнителя.
- Порядок урегулирования споров – все пункты должны быть составлены, исходя из действующих положений ГК РФ.
- Ответственность сторон, дополнительные условия – возможные последствия за нарушения достигнутых договоренностей.
- Реквизиты и подписи.
Документ оформляется с соблюдением всех требований действующего законодательства. Поэтому в процессе участвует юрист, который знает все нюансы, возможные в том случае, если одна из сторон физическое лицо, ООО или ИП. Иногда необходимо проведение проверки предоставленных регистрационных данных или платежеспособности второй стороны.
4.1. Товары поставляются отдельными партиями в течение срока действия настоящего договора. Срок поставки каждой партии (период поставки) товаров и ее размер (количество товаров в партии) указаны в графике применительно к наименованию (позиции в графике) каждого из товаров.
4.2. Поставщик осуществляет поставку (отгрузку) товара в адреса получателей, которые должны быть указаны Покупателем в отгрузочных разнарядках, передаваемых Поставщику.
4.3. Отгрузочные разнарядки Покупателя должны содержать все данные, которые необходимы Поставщику для надлежащего исполнения условий договора по поставке (отгрузке) товара: ассортимент товара и его количество, минимальная норма отгрузки, периодичность поставки (отгрузки), точный адрес получателя и его транспортные (отгрузочные) реквизиты и т.п.
4.4. Покупатель обязуется предпринять все надлежащие меры, обеспечивающие принятие товара, поставленного (отгруженного) Поставщиком в соответствии с условиями настоящего договора непосредственно в адреса получателей, указанных Покупателем в договоре (в отгрузочной разнарядке).
4.5. При получении поставленного товара от перевозчика (транспортной организации) получатель обязан проверить соответствие товара сведениям, указанным в транспортно-сопроводительных документах, а также принять этот товар от перевозчика с соблюдением порядка и правил, предусмотренных нормативными актами, регулирующими деятельность перевозчика (железнодорожного транспорта).
Покупатель обязуется обеспечить надлежащие действия получателей.
4.6. Поставщик принимает заявки на срочную поставку товаров, если для этого имеются соответствующие возможности, о чем он уведомляет Покупателя по предварительному запросу последнего в срок не позднее [значение] дней с даты получения такого запроса.
Срочным исполнением считается поставка продукции не позднее [значение] дней с даты получения заявки Покупателя.
4.7. Поставка товаров в количестве менее минимальных норм, установленных в графике, считается недопоставкой.
4.8. Поставщик вправе отгружать товары, отдельными частями комплекта. При этом другие части комплекта могут отгружаться Покупателю непосредственно организацией-изготовителем по указанию Поставщика.
4.9. В случае обоснованного отказа получателя от переданного (отгруженного) Поставщиком товара, он обязуется обеспечить сохранность (ответственное хранение) этого товара и незамедлительно уведомить Поставщика о своем отказе принять товар с указанием мотивов отказа.
4.10. При обоснованном отказе получателя от переданного Поставщиком товара Поставщик обязуется вывезти товар, принятый получателем на ответственное хранение, или распорядиться им в разумный срок (лучше сторонам в договоре определить такой срок вывоза или распоряжения: [значение] дней и т.п. со дня принятия получателем товара на ответственное хранение).
4.11. В случае, если Поставщик в определенный сторонами срок (пункт 4.10. договора) не вывез товар, принятый Покупателем на ответственное хранение, или не распорядился им иным способом, Покупатель (через получателя) вправе реализовать указанный товар и возвратить его Поставщику, несмотря на отсутствие указаний об этом последнего.
4.12. Обоснованные расходы получателя, возникшие у него в связи с принятием товара на ответственное хранение, реализацией его и возвратом Поставщику, подлежат возмещению последним.
При этом получатель вправе вырученное от реализации товара, принятого на ответственное хранение, передать Поставщику за вычетом причитающегося получателю.
4.13. В случае необоснованного отказа получателя от принятия товара, переданного (отгруженного) поставщиком в соответствии с условиями настоящего договора, Поставщик вправе потребовать от Покупателя оплаты товара, согласно условиям договора. Бремя ответственности за необоснованный отказ от принятия товара и последствия такового несет Покупатель как сторона по договору.
4.14. Товары считаются поставленными надлежащим образом, а Поставщик
— выполнившим свои обязательства (полностью или в соответствующей части) с момента [передачи партии товаров перевозчику либо подписания Акта сдачи-приемки и т. д.].
7.1. Поставка (товара) по договору осуществляется Поставщиком в адреса [вписать нужное] получателей, которые должны быть указаны в отгрузочных разнарядках Покупателя, предоставляемых им Поставщику не позднее чем за [значение] суток до начала поставок (отгрузки) товара.
Поставки по договору осуществляются железнодорожным транспортом путем отгрузки получателям каждый месяц в течение срока действия договора согласованных партий товара в соответствии с положениями пункта 1 настоящего договора.
7.2. Отгрузочная разнарядка Покупателя по каждому получателю должна содержать следующие данные: наименование получателя, его точный почтовый адрес, периодичность и очередность (по ассортименту) поставки, количество (вес) и ассортимент поставляемого товара, станция назначения железной дороги, наименование железной дороги, грузополучатель, его индекс и точный почтовый адрес, телефон, телетайп, факс и т.п.
7.3. Стороны договора согласились, что минимальной нормой отгрузки товара по договору является крытый стандартный железнодорожный вагон грузоподъемностью 60 т (контейнер, автомобиль и др.).
(при этом возможны варианты, когда сторонами договора для нескольких получателей по договору устанавливаются различные минимальные нормы отгрузки, но это — условия правового поля конкретного договора поставки).
7.4. Товар, являющийся предметом настоящего договора (пункт 1 договора), поставляется (передается, отгружается) Поставщиком в таре и упаковке, соответствующей (указать вид тары и упаковки, номер государственного стандарта или требования условий, согласованных сторонами договора), тара и упаковка должна быть пригодной для данного товара, обеспечить сохранность товара при транспортировке и хранении.
7.5. Стороны договора дополнительным соглашением определят необходимость (целесообразность) и порядок возврата тары и упаковки, в которой поставляется продукция (товар) по договору.
Вариант … Тара является возвратной и должна быть направлена в адрес Поставщика в срок, не позднее [значение] дней с даты получения товаров Покупателем.
При этом возврат грязной, испорченной, поломанной тары считается нарушением данного условия настоящего договора.
7.6. Упаковка товаров должна содержать необходимую маркировку.
11.1. Товар, являющийся предметом настоящего договора (пункт 1 его), принимается Покупателем по количеству, качеству и ассортименту в следующем порядке:
11.1.1. По количеству мест (весу) и исправности перевозки — из вагона перевозчика в соответствии с правилами сдачи-приемки грузов, действующими на железной дороге (обратить внимание на наличие коммерческого акта или акта общей формы).
11.1.2. На складе получателя в порядке и сроки, предусмотренные (применительно) «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65. N П-6 с изменениями и дополнениями (БНА СССР, 1975, NN 2 и 3) и «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66. N П-7 с дополнениями и изменениями (БНА СССР, 1975, NN 2 и 3).
11.2. Вызов представителя Поставщика обязателен в случаях обнаружения Покупателем недостачи, несоответствия качества товара (продукции) требованиям стандартов или согласованных условий, скрытых недостатков товара (продукции), а также требованиям по ассортименту (номенклатуре).
11.3. При неявке представителя Поставщика в 3-х дневный срок после получения им извещения о вызове или получения в этот же срок уведомления Поставщика о неявке, получатель осуществляет приемку товара по количеству и качеству в порядке и сроки, предусмотренные инструкциями о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству (NN П-6 и П-7), о результатах информирует Поставщика и в 3-х дневный срок направляет ему документы по приемке.
Как расторгать договора поставки товара
Можно предусмотреть возможность одностороннего отказа от договора. Это тоже самое, что расторжение, только по воле одной стороны и без долгих церемоний. Главное, чтобы право на отказ было вписано в документ.
Отказ является гарантией избавления от недобросовестного партнера или когда сильно изменилась ситуация и сохранение хозяйственных отношений не столь ценно.
Чаще всего основанием для одностороннего внесудебного расторжения являются нарушение сроков отгрузки, неудовлетворительное качество, неисполнения гарантийных обязательств, не внесение длительного время предоплаты, другие ситуации.
Расторжение возможно в силу статей ГК РФ, когда:
- другая сторона грубо нарушает условия;
- сильно изменилась экономическая обстановка и исполнение сделки крайне невыгодно.
Расторжение по закону допускается через суд, если две стороны не могут договориться.
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.
Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.
При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.
Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».
Какие документы подтверждают качество товаров, работ, услуг?
Ознакомление с сопроводительной документацией Получить сопроводительный документ, свидетельствующий об уровне качества производимой продукции, можно: Наличие сертификатов качества
- У самого производителя, предварительно указав в соглашении купли-продажи соответствующее условие. Завод-изготовитель обязуется предоставить для ознакомления все сертификаты (оригиналы или копии).
- Поставщик или другой посредник, не являющийся по роду своей деятельности производителем, поставляющий товары различным категориям покупателей, обязан предоставлять сопроводительные документы на товар, подтверждающие оптимальный уровень его качества. В таком случае покупателю при заключении коммерческого соглашения следует указать необходимость предоставления ему необходимых сертификатов качества.