Порядок проведения инвентаризации: законодательство
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации: законодательство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, НМА являются коммерческими ценностями компании. Соответственно, они направлены сугубо на получение выгоды. В противном случае они не признаются таковыми, также не имеют материальной формы, они невещественные. Но принадлежат предприятию на законных основаниях. Это может быть как полное авторское право, что фактически стоит приравнять к собственности, так и использование по доверенности на временный срок с ограничениями. Данная категория относится к той части имущества, которая не участвует в обороте. Ведь их реализация происходит не один раз, а постоянно за тот срок, что они находятся в собственности. Многократное получение выгоды – вот основная цель. Поэтому, учет проводится, как инвентаризация внеоборотных активов предприятия.
Инвентаризация материальных запасов.
В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных.
Данные по таре должны вноситься в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с отражением причин порчи.
В отношении нереализованных товаров уточняются суммы наценок (скидок) согласно установленным учетной политикой учреждения размерам сумм наценок (скидок) на соответствующие товары. В случае выявленных расхождений делаются записи в графах 5, 19 инвентаризационной описи.
Отдельно следует провести проверку материальных запасов:
-
находящихся в пути;
-
отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок;
-
находящихся на складах других организаций.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Как уже было отмечено выше, в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостачи имущества, факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете записей по результатам инвентаризации являются оформленные должным образом ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
В случае если документы по результатам инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, подписаны после отчетной даты, результаты инвентаризации включаются в показатели годовой отчетности исходя из положений учетной политики учреждения о порядке отражения событий после отчетной даты.
Цель проведения инвентаризации
Данные учета НМА, подтвержденных инвентаризацией, используются при составлении промежуточных балансов и годовой отчетности. Ревизия активов позволяет контролировать состояние, наличие и сохранность НМА.
В результате ревизии могут быть получены несколько вариантов итогов:
- Полное соответствие данных имеющимся показателям бухгалтерского учета.
- Наличие неучтенных на дату начала проверки активов. НМА должен быть включен в инвентаризационную опись с последующей постановкой на учет.
- Отсутствие документального подтверждения НМА в результате утери, порчи или возникновения форс-мажорных обстоятельств. Недостаток документов отражается в акте с выявлением виновного лица.
Назначение инвентаризации в ряде случаев производится по отдельному случаю, требующему проверки состояния активов на конкретную дату.
Нематериальные активы
К НМА относят различные изобретения, товарные знаки, компьютерные программы, какие-либо секреты производства и т.д.
Документ, который закрепил правила учета НМА, — это ПБУ 14/2007. Оно было утверждено Приказом Минфина России от 27.12.2007 №153н. Именно этим ПБУ нужно пользоваться при работе с НМА организации.
При проведении инвентаризации НМА проверяют, согласно Приказу Минфина от 13.06.95 №49:
- правильно и вовремя ли были отражены НМА на балансе компании;
- есть ли в компании документы, которые могут подтвердить, что у нее есть права на использование НМА.
Меры, предпринимаемые по результатам проверки
По окончании проверки материалы передаются руководителю на утверждение. Датой окончания проверки служит день подписания документов руководителем предприятия. Полученные данные служат основанием для принятия решения по полученным результатам инвентаризации.
| Данные, выявленные в ходе проверки | Принимаемые меры |
| Получены показатели полного соответствия результатов проверки с учетов | Действия не принимаются |
| Актив, созданные или приобретенный после 2001 года, не отвечает требованию исключительности | Отнести затраты на текущие расходы или счет 97 «Расходы будущих периодов», если использование актива предполагается длительное время |
| Выявлен актив, не включенный в данные бухгалтерского учета | Сведения из описи и ведомости служат основанием для постановки объекта НМА на учет |
| Выявлен полученный на время объект с истекшим сроком действия договора | Оформляется акт на списание |
| Определен объект НМА с моральным износом | |
| Выявлена недостача НМА, полученная за счет действий или бездействия виновных лиц | После документального подтверждения виновников недостачи убыток списывается за счет ответственных лиц. |
| Выявлена недостача НМА, виновные лица по которой не установлены | Недостача списывается на финансовые результаты |
Периодичность проведения инвентаризации нематериальных активов
Сроки и частота проведения инвентаризации устанавливаются руководителем. В обязательном порядке необходимо провести ревизию активов в 4 квартале перед формированием годовой отчетности. В остальных случаях необходимость в мероприятии контроля определяет руководитель предприятия.
Рассмотрим случаи, требующие проверки состояния НМА в таблице ниже.
|
Периодичность инвентаризации |
Причины потребности |
| Один раз в течение года | Подготовка данных для составления годовой отчетности |
| Один раз в полугодие | Проверка состояния НМА и документов в учете для полугодового и годового балансов |
| Несколько раз, по необходимости (кроме случаев обязательного проведения инвентаризаций) | Смена материально-ответственного лица, в обязанности которого входит учет и хранение НМА, или увольнения более половины группы ответственных лиц |
| Изменение структуры предприятия – присоединение, ликвидация, смена собственника | |
| Переоценка активов по рыночной стоимости | |
| Выявление факта хищения или порчи актива | |
| Возникновения форс-мажорного обстоятельства – пожара, затопления, приведших к полной или частичной утрате имущества |
Особенности выявления недостач при инвентаризации НМА. Проводки
Определить недостачу нематериальных активов достаточно сложно. При утере правоустанавливающих документов формы восстанавливаются путем получения дубликатов. Иной вариант возникает при утере самого объекта, например, программы или разработки.
Рассмотрим пример с недостачей, выявленной при инвентаризации. Компания ООО «Вымпел» провела инвентаризацию НМА в ходе подготовки к годовой отчетности. Комиссия выявила недостачу объекта «Программа», отразив результаты в описи. Утрата актива произошла по вине ответственного лица К., допустившего порчу оборудования хранения объекта. По результатам проверки руководитель принимает решение списать объект по остаточной стоимости 150 000 рублей.
Дебет 94 Кредит 04 – списана недостача объекта НМА на сумму 150 000 рублей.
Дебет 73.2 Кредит 94 – отнесение суммы ущерба 150 000 рублей на счет лица, причинившего ущерб (убыток признан виновным лицом).
Дебет 50 Кредит 73.2 – поступление в кассу сумм в счет погашения ущерба.
При отсутствии согласия виновного лица на добровольное погашение ущерба сумма взыскивается по решению суда.
Инвентаризация основных средств
Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. По действующим положениям она может проводиться один раз в три года перед составлением годового отчета, но не ранее 1 ноября отчетного года. Инвентаризация библиотечных фондов и объектов недвижимости обычно осуществляется один раз в пять лет. В ходе инвентаризации устанавливается соответствие между учетными данными и фактическим наличием основных средств, определяется их комплектность, техническое состояние, степень использования по назначению. Одновременно уточняется балансовая оценка тех или иных объектов.
Для проведения этой работы приказом по организации создается инвентаризационная комиссия во главе с директором или его заместителем. До начала инвентаризации проверяется наличие и состояние инвентарных карточек (книг), технических паспортов, документов на сданные и принятые в аренду объекты, подготавливается необходимая документация (бланки, формы актов, инвентарных описей и т.п.), уточняется перечень основных средств по местам нахождения. Члены комиссии в присутствии должностных лиц или материально ответственных лиц (начальников цехов, отделов, мастеров) осматривают объекты основных средств и фиксируют в инвентаризационных описях их фактическое наличие по наименованиям, назначению и инвентарным номерам. По результатам осмотра основных средств составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1. Отдельно записываются выявленные при инвентаризации неучтенные объекты, а также непригодные для эксплуатации и восстановления основные средства. Основные фонды, которые ко времени инвентаризации могут быть вне территории предприятия (транспортные средства, отбывающие в длительные рейсы, оборудование, подлежащее отправке в капитальный ремонт, и т.п.), инвентаризируют до их выбытия. Объекты, не числящиеся в учете, отражаются в описи по рыночной стоимости. Величину их изношенности комиссия определяет по фактическому состоянию объекта в процентах от установленной по соответствующим ценникам стоимости. Одновременно выявляется, когда и по чьему распоряжению возведены или приобретены неучтенные объекты, куда списаны соответствующие затраты. Если при инвентаризации выявлены излишки или недостачи основных средств, то помимо описей, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-18.
Обязательно ли работать с формой ИНВ-1а?
Бланк ИНВ-1а разработан и утвержден Госкомстатом России, постановлением от 18 августа 1998 года №88. До начала 2013 года форма была обязательной к применению, после — стала лишь рекомендованной. То есть для проведения инвентаризации НМА компания сегодня может использовать документ, разработанный самостоятельно для собственного удобства на основе ИНВ-1а. Однако в том случае руководство должно помнить, что нельзя полностью изменять унифицированный бланк: обязательные реквизиты всегда должны быть на документе, иначе проверяющие органы усомнятся в его достоверности.
Не все компании пользуются правом на разработку своих бланков. Кому-то удобнее использовать ИНВ-1а, так как это привычная форма для многих работников со стажем, а также в этом случае у проверяющих органов не будет вопросов к этим документам.
Для наглядности покажем, как выглядит итоговая таблица. Ведь проверка учета результатов инвентаризации нематериальных активов – это важная часть, которая проходит в обязательном порядке до внесения своих подписей членами комиссии.
| Действие | Д-т | К-т |
| Учет излишков | 05 | 92 |
| Списанная амортизация в связи с излишками ценностей | 06 | 05 |
| Списание со стоимостным выражением | 93 | 05 |
| Переведено на счет погашения за счет средств финансового ответственного лица | 70 | 93 |
| Разница с рыночной ценой и потенциальным балансом при списании за счет финансового ответственного лица | 72 | 73 |
| Величина потенциального дохода после реализации возмещения | 70 | 72 |
| Полные убытки на основе выявленных фактов | 98 | 95 |
Ревизия аренды основных средств
Ревизор должен проверить экономическую целесообразность арендных операций. Анализ эффективности сдачи в аренду основных средств основан на изучении условий договора аренды и данных бухгалтерского учета.
В обязательном порядке проверяется, по какой ставке взимается арендная плата, возмещает ли она суммы амортизационных отчислений, своевременно ли проводится сторонами текущий и капитальный ремонт.
Ревизор обращает внимание на возможные случаи покрытия недостач основных средств за счет арендованных объектов. Материалами проверки у арендодателя являются договоры, акты о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1, сметы на капитальный и текущий ремонт. Ревизор устанавливает, есть ли в картотеке карточек учета основных средств специальный раздел «Основные средства, сданные в аренду», открыт ли специальный субсчет в синтетическом учете по сданным в аренду основным средствам, ведется ли на этом субсчете аналитический учет.
Ревизор выясняет, на каком счете, 90 или 91, отражаются доходы и расходы по арендным операциям, соответствует ли это экономическим условиям деятельности организации.
Ревизор должен определить, своевременно ли были закреплены за материально ответственными лицами полученные основные средства, учитываются ли эти объекты на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», были ли случаи уплаты арендодателю сумм, возмещающих допущенные арендатором повреждения или стоимость недостающих конструктивных элементов.
Инвентаризационная опись нефинансовых активов бланк скачать
Состав инвентаризационной комиссии подтверждается специальным приказом на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). Инвентаризационная опись нематериальных активов форма ИНВ-1а. Заполнение бланка
- Готовится две копии данного документа. С самого начала сотрудники, заявленные как материально-ответственные лица, проставляют в описи (форма ИНВ-1а) свои подписи, подтверждая, что все упомянутые в документе НМА зафиксированы и учтены, присутствуют и правильно заполнены все необходимые документы.
- На первом листе перечисляется, какие конкретно НМА будут подвергнуты проверке и где эти НМА размещаются.
- В процессе работы инвентаризационной комиссии ее члены фиксируют в таблицу данные о каждом из активов, давая краткую информацию о его назначении и наименовании. Также вносятся сведения, касающиеся документа, который удостоверяет право пользоваться НМА.
Инвентаризационная опись нематериальных активов ИНВ-1а
Периодической инвентаризации подвергается все имущество и обязательства организации. В процессе проведения инвентаризации комиссией заполняются инвентаризационные описи. Для каждого вида имущества заполняется отдельная форма описи. В данной статье поговорим об инвентаризационной описи нематериальных активов.
Типовая форма описи нематериальных активов – ИНВ-1а. Допускается не использовать унифицированную форму, а разработать свою. Скачать бланк инвентаризационной описи нематериальных активов ИНВ-1а, а также образец заполнения этой формы можно в конце статьи.
- Разработаны типовые бланки инвентаризационной описи для всех видов имущества: основных средств – ИНВ-1, товарно-материальных ценностей – ИНВ-3.
- В отношении наличных денежных средств заполняется акт инвентаризации кассы ИНВ-15, расчетов с контрагентами – акт ИНВ-17.
- Заполненная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая по выявленным расхождениям между учетными и фактическими данными, заполняет сличительную ведомость ИНВ-18.
При проведении инвентаризации нематериальных активов создается инвентаризационная комиссия, которая проводит проверку имеющихся активов, проверяет наличие документов, дающих исключительное право на объекты нематериальных активов. Комиссия назначается приказом руководителя, образец которого можно скачать здесь.
Как часто проводится для НМА?
В принципе, руководство организации-правообладателя обычно самостоятельно регламентирует частоту, периодичность и конкретные сроки выполнения инвентаризации нематериальных объектов.
Однако её обязательно необходимо осуществлять в четвертом квартале отчетного года – непосредственно перед подготовкой и составлением годовой финансовой отчетности.
Во всех остальных ситуациях (случаях) целесообразность и необходимость такого мероприятия определяются по усмотрению руководства.
Таким образом, чтобы собрать нужные сведения для формирования годовой финансовой отчетности, достаточно будет один раз осуществить ревизию нематериальных активов на протяжении года.
Чтобы проверить наличие НМА на предприятии, оценить их фактическое состояние, а также уточнить достоверность соответствующих учетных документов, можно выполнять инвентаризацию данных активов не чаще одного раза за полугодовой период.
Кроме тех случаев, когда инвентаризационные мероприятия выполняются на предприятии в обязательном порядке, инвентаризация НМА может осуществляться чаще, то есть по необходимости/целесообразности, в следующих ситуациях:
- возникновение обстоятельств форс-мажорного характера, которые привели к частичной/полной потере активов (затопление, пожар и тому подобное);
- установление фактов порчи, хищения, иных злонамеренных действий, совершенных в отношении активов организации;
- активы предприятия переоцениваются специалистами по актуальным рыночным ценам;
- модифицируется структура организации (меняется собственник, осуществляется ликвидация компании, выполняется её присоединение);
- более 50% группы ответственных субъектов у предприятия-правообладателя подлежит высвобождению (увольнению);
- сменяется на предприятии материально-ответственный субъект, к компетенции которого относятся обеспечение сохранности и учет объектов;
- прочие обстоятельства.
Инвентаризация
НМАоформляются
по формам, утвержденным в Учетной политике по БУ (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008). За основу можно взять N
ИНВ-1а
, утв. Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998. Реквизиты бланка можно дополнить или сократить. Главное, чтобы были обязательные реквизиты первички из ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
Организации могли НЕ признавать в доходах по НУ принятые на учет права на результаты интеллектуальной деятельности, обнаруженные при инвентаризации имущества и имущественных прав в 2018-2019 (п. 3.6 ст. 251 НК РФ, п. 2 ст. 2 Федерального закона от 18.07.2017 N 166-ФЗ). С 2021 данной исключение уже не действует и такие доходы признаются в НУ.
Меры, предпринимаемые по результатам проверки
По окончании проверки материалы передаются руководителю на утверждение. Датой окончания проверки служит день подписания документов руководителем предприятия. Полученные данные служат основанием для принятия решения по полученным результатам инвентаризации.
| Данные, выявленные в ходе проверки | Принимаемые меры |
| Получены показатели полного соответствия результатов проверки с учетов | Действия не принимаются |
| Актив, созданные или приобретенный после 2001 года, не отвечает требованию исключительности | Отнести затраты на текущие расходы или счет 97 «Расходы будущих периодов», если использование актива предполагается длительное время |
| Выявлен актив, не включенный в данные бухгалтерского учета | Сведения из описи и ведомости служат основанием для постановки объекта НМА на учет |
| Выявлен полученный на время объект с истекшим сроком действия договора | Оформляется акт на списание |
| Определен объект НМА с моральным износом | |
| Выявлена недостача НМА, полученная за счет действий или бездействия виновных лиц | После документального подтверждения виновников недостачи убыток списывается за счет ответственных лиц. |
| Выявлена недостача НМА, виновные лица по которой не установлены | Недостача списывается на финансовые результаты |