Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.
Можно ли не предоставлять
Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе
Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)
В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.
При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.
Что говорит закон о форме акта приемки
Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.
Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.
Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.
В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.
Акт для бухгалтерского учета
Акты выполненных работ относятся к первичным бухгалтерским проводкам. На их основании производится оплата выполненной работы. При расчете налога на прибыль из налоговой базы организации вычитаются расходы, указанные в акте приемки. Это доказательство правильности уменьшения налоговой базы на сумму понесенных затрат.
Кроме того, акты выполненных работ часто фигурируют в суде при спорах с контрагентами. Срок хранения документа, в соответствии с правилами делопроизводства — 4 года. В течение этого времени его может запросить налоговая для проведения проверки.
Акт выполненных работ обязателен для налоговых режимов: УСН доходы/расходы, ЕСХН. При расчете НДС для вычета этот документ также необходим. В ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Если отчетность будет оформлена неправильно, на организацию могут наложить санкции — например, доначислить уменьшенный налог.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.
Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:
Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.
Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям
Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.
Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.
Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.
Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории. Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.
Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.
Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.
Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Что такое отчёт о финансовых результатах
Вместе с балансом отчёт о финансовых результатах — это одна из двух основных форм бухгалтерской отчётности. Поэтому на практике бухгалтеры часто называют его «формой № 2», хотя в нормативных актах это название не употребляется с 2013 года. Мы также будем для краткости использовать термин «форма № 2». Итог отчёта о финансовых результатах — это прибыль или убыток компании за период. Также в форме № 2 содержатся укрупнённые данные об основных статьях доходов и расходов.
Компании в общем случае обязаны использовать все строки формы № 2 (приложение 1 к приказу Минфина от 02.07.2010 № 66н). Показатели отчёта необходимо детализировать с учётом их существенности. Например, выручка может расшифровываться по направлениям деятельности, а расходы — по отдельным статьям (п. 3 приказа № 66н). Малые предприятия, которые имеют право вести упрощенный бухучёт, могут заполнять отчёт о финансовых результатах по сокращённой форме, используя меньше строк (п. 6.1 приказа № 66н).
Рассмотрим заполнение стандартной формы отчёта о финансовых результатах, которую может использовать любая организация: без расшифровок и без уменьшения количества статей.
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.
В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.
В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.
Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.
Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.
Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.
Было выполнено следующее:
- осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
- внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
- рассчитаны новые нормы времени;
- составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
- принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.
Дата составления: 19.02.16 г.
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов — от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Типичные требования к оформлению
- Текст работы набирается печатным 14 шрифтом на листе формата А4
- Междустрочный интервал – 1,5
- Отступы от края: слева – 25 мм, с остальных сторон по 20 мм
- Рекомендуемый способ выравнивания – по ширине
- Нельзя делать разрывы между абзацами текста
- Применяется валовая нумерация ко всем разделам. Используются исключительно арабские цифры
- Нумерация отсчитывается с титульного листа. На нем номер не ставится
- Приложения нумерации не подлежат
- Темы и названия разделов указываются одной строкой. Точка в конце не ставится
- Переносы слов не допускаются
- Интервал между двумя разделами – 1 строка
- Перечисления даются в виде списков
- Каждая структурная часть отчетной работы начинается на новом листе
- Принятые в тексте сокращения должны сопровождаться расшифровкой и обоснованием
- Если слово имеет общепринятую аббревиатуру-сокращение, сокращать его иначе нельзя
- Стиль написания — научный
- Один термин должен соответствовать единому понятию
- Заголовок к таблице дается сверху по центру или слева рядом с ее номером: «Таблица 1 – заголовок»
- Ко всем таблицам даются ссылки из основной части отчета
- Содержимое ячеек таблицы печатается без отступов
- Интервал между таблицей и следующим за ней текстом – 1 строка
- Сведения, указываемые на титульном листе: место учебы, название специальности и отчетной работы, имена студента и наставника практической работы, город и год сдачи.
Грамотное написание отчета с соблюдением всех тонкостей оформления — задача серьезная и сложная.
Для экономии времени можно выполнить преднастройку Word-документа. Как это сделать, вы можете прочитать здесь.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако он также должен соответствовать некоторым требованиям. В первую очередь специалист должен помнить, что это документ, и в нем должен соблюдаться служебный стиль.
Личные местоимения не должны использоваться в отношениях. Также человек должен специально говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
При составлении отчета о проделанной работе специалист должен проинформировать о мероприятиях, акциях, презентациях. Вся информация должна быть представлена точно и правильно.
Если в вашей организации нет четких требований или образцов отчетов, нужно делать все по правилам документа. Они содержат всю информацию о том, какой шрифт использовать, как форматировать текст, как отмечать поля и интервалы.
И в чем ноу-хау? Обычный ежедневник
Прежде чем вы начнете думать, что я не обнаружил ничего нового, вот несколько важных функций, которые я реализовал, чтобы сделать этот ежедневный отчет действительно очень полезным:
1) Я решил, что собираюсь вложить в отношения действительно важные вещи, которые необходимо сделать.
Их нужно строго соблюдать и не отвлекать от других. Ничего не вводите и не вычитайте, не будьте трусливы перед трудными вещами. Таким образом я смог сосредоточиться на написанных мною планах. На самом деле, я сам ставил в затруднительное положение свое будущее, зная, что мне не избежать подобных случаев.
Конечно, всегда случаются форс-мажорные обстоятельства, например, необходимость ехать в больницу или срочно что-то починить дома, но сама идея «обдумать план» очень помогает. Он приобретает привычку и дисциплину строить свои планы.
2) Я установил строгий минимум «70% запланированных мероприятий должно быть выполнено».
Например, если я поставил 10 задач, мне нужно выполнить 7 из всех. Подсчет производился в той же позиции в отчетах, затем метод был изменен на другой (см. Ниже).
Это казалось простым делом, но в некоторых случаях это очень помогало. Например, я вижу, что я не получаю 1 случай на 70%. И есть пара задач: написать статью или подать запрос в налоговую. Ох, как мне лень делать и то, и другое, но это необходимо. Выбираю налоговую, отправляю заявку и наконец получаю необходимую информацию, которую не могла получить месяцами. Это правило 70% — это внешнее давление.
3) Я предоставил жене доступ к этим отчетам, чтобы она могла видеть, что я делаю.
Звучит весело, но это работает. В социальной психологии есть хорошие исследования: если мы знаем, что за нами следят, мы ведем себя более «законопослушно» — например, в ресторанах вывешивают фотографии глазами, чтобы люди с меньшей охотой убегали, не заплатив по счету.
Моя жена видела, как плохо или хорошо я что-то делаю, и поначалу это воодушевило меня. Заглядывая в будущее, скажу, что через полгода это ей надоело, и я уже приобрел хорошую привычку, которая, к тому же, дала серьезный результат в виде уже 80% ежедневных занятий.
Единого образца отчета о проделанной работе не установлено. Но это не значит, что вы можете придумывать все, что хотите. Неправильно представленный отчет оставит отрицательное суждение о степени загруженности и эффективности подрядчика. Возьмем пример такой неправильной карты.
| Генеральному директору
ООО «Клабтк.ру» Воронов А.В. Отчет о проделанной работе В период с 12 по 16 октября 2020 года отделом кадров были выполнены следующие мероприятия:
Начальник отдела кадров Иванов Иванов И.И. |
На основании такого документа можно будет сделать вывод только о том, что персоналу отдела кадров делать нечего.