Как зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Да, если вы приобрели соответствующее оборудование и собираетесь его использовать, то автоматически подпадаете под действие ФЗ № 54, последняя редакция которого проводилась 08 марта 2015 года. В соответствии с законом вы просто обязаны поставить купленную машину на учет, чтобы в дальнейшем легально ее использовать.

Всегда ли это требуется

Поэтому вопрос стоит лишь в том, как нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой, и в каком формате это осуществить, а не в том, делать ли вообще.

Важный совет: если характер деятельности позволяет работать без рассматриваемого устройства, то вместо него лучше сразу заказать ЧМП. На практике печатание чеков окажется менее затратным, ведь не придется тратиться на техническое обслуживание, на замену ЭКЛЗ через каждые тринадцать месяцев, на ежеквартальное опломбирование, на регулярное освидетельствование. Все это выливается в сумму до 20 тысяч рублей ежегодно.

Где смотреть № фискального документа

Решив, где регистрировать кассовый аппарат (ККТ) для ИП или ООО, обратите внимание на порядковый номер чека — это и есть тот код, который требуется указать в окошке «Отчет…» в личном кабинете ФНС. Ну, а чтобы упростить вам задачу, мы в виде таблицы покажем, как же заполнять поля.

Строка	Необходимая информация
Фискальный признак	ФПД или ПД, то есть 10 цифровых символов
Дата и время	Точная цифра до секунды
Номер	Порядковый № чека

Попробуйте внести данные в предусмотренные для них графы, и убедитесь, что в этом нет ничего сложного. Все бланки и формы ФНС составляет именно таким образом, чтобы исключить случайные ошибки.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Основные моменты перехода на онлайн-кассу

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.

Интернет-регистрация в налоговой

Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.

Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Как подать заявление, чтобы самому зарегистрировать кассу онлайн?

Обязательным условием для удаленной регистрации в первую очередь является открытие личного кабинета на сайте ФНС. Без него подать заявление и пройти остальные этапы процедуры невозможно. Кроме того, потребуется также:

• Получить электронную подпись: без квалифицированной ЭЦП нельзя пользоваться личным кабинетом, а также подписать заявление для последующей регистрации оборудования. Оформить подпись нужно через оператора, аккредитованного Минкомсвязи центра.
• Иметь кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН): он должен полностью соответствовать положениям закона 54-ФЗ от 22.05.2003.
• Оформить договор с оператором (ОФД): это юридическое лицо, которое занимается приемом и обработкой информации, полученной с кассового оборудования, затем направляет ее в налоговую. ОФД обязательно должен быть внесен в реестр налоговой инспекции.

После выполнения этих условий нужно приступить к оформлению заявления. В личном кабинете зайдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», найдите кнопку регистрации ККМ и перейдите в списке на пункт для оформления заявления. В форму нужно внести следующую информацию:

1. Адрес места, где стоит оборудование. Эти сведения загружаются из адресного реестра, поэтому иногда обнаруживается, что конкретный адрес в списке отсутствует. Добавить его самостоятельно невозможно, поэтому в такой ситуации требуется обращение в местные органы власти. Лишь после внесения адреса в реестр появится возможность делать запрос в налоговую.
2. Наименование места установки техники. Если она будет находиться в помещении, нужно указывать его назначение. Это может быть киоск, магазин, развлекательное заведение и т.д. Если устройство предназначено для интернет-магазина, вписывается адрес сайта. Когда ККТ требуется для размещения в транспортном средстве, следует вписать его марку и номер.
3. Модели и заводские номера оборудования. В соответствующем поле выбирается модель ККМ и ФН из списка, а номер можно узнать в паспорте устройств. Заводской номер аппарата указан на корпусе. При написании номера ФН проверяется его наличие в Государственном реестре. Если номер там не обнаружен либо введен неправильно, пользователь получит сообщение об ошибке.
4. Назначение ККТ. Оно зависит от направления деятельности предпринимателя или компании. Так, владельцы вендинговых автоматов указывают, что ККМ находится в составе автоматического устройства для расчетов, а интернет-магазины выбирают пункт о том, что оборудование будет применяться для расчетов в Интернете. Если назначения, соответствующего деятельности организации, не обнаружено, в пункте ничего заполнять не стоит.
5. ОФД. Требуется указать оператора, с которым у налогоплательщика заключен договор.
   После заполнения данных остается закрепить электронную подпись. Владельцу личного кабинета придет сообщение о том, что его запрос добавлен, а также ссылка для просмотра всех документов, отправленных в инспекцию. Обычно спустя сутки после отправления заявления ККТ получает регистрационный номер, но теоретически документы могут рассматривать до 10 дней. РН остается неизменным на протяжении всего срока эксплуатации аппарата.

Как подключить онлайн-кассу самостоятельно

Перед тем, как подключать онлайн-кассу самостоятельно, следует ознакомиться с инструкцией к ней – в бумажном варианте или на сайте производителя, скачать нужные драйвера для оборудования и провести их установку на компьютер. Затем в большинстве случаев аппарат подключают к компьютеру с помощью USB.

Разные виды касс требуют разных способов подключения и настройки:

• Автономные аппараты позволяют вносить в них примерно 10 тысяч позиций, которые сохраняются в памяти устройства посредством отдельного приложения. Для отражения позиции в чеке необходимо набрать ее цифровой код.
• Фискальные регистраторы, подключаемые к терминалам или компьютерам, как принтеры. Для поддержки такого вида касс можно обратиться к производителю ПО, чтобы правильно настроить товароучетную систему.

Заявление на регистрацию ККМ и получение её регистрационного номера

Откройте раздел «Учет контрольно-кассовой техники» или «Все кассы», затем нажмите Зарегистрировать ККТ. Далее выберите Заполнить параметры заявления вручную. Здесь вам необходимо указать:

• адрес, по которому установлена ККМ;

• название организации (ФИО ИП);

• сфера деятельности;

• модель и заводской номер кассы;

• наименование ОФД;

• режим, в котором будете использовать кассу;

• модель и номер фискального накопителя.

Распространенные ошибки при регистрации кассы в ОФД и ФНС

Регистрация кассового аппарата не сложный процесс, но требует особого внимания. Самая распространенная ошибка — это неточная информация, предоставленная в ОФД и ФНС. Например:

• ошибка в личных данных предпринимателя;

• неверно указана модель кассового оборудования;

• неверные параметры настройки ОФД;

• ошибка в серийном номере кассы;

• неверный номер договора с ОФД.

Такие ошибки надо немедленно исправить и переоформить кассовый аппарат. Заявление на исправление ошибок подается в бумажном или электронном виде. Налоговый инспектор проверяет достоверность информации, после чего вносит изменения в карточку регистрации кассы и отправляет ее предпринимателю.

Еще есть ряд частых проблем:

• несоответствие данных регистрации и настроек онлайн-кассы. Эта информация не синхронизируется автоматически, поэтому необходимо тщательно проверять перед регистрацией.

• неправильно ввели номер регистрации. Эта ошибка грозит выходом из строя фискального накопителя;

• неправильно указали ОФД. Например, при выборе другого оператора подали запрос в налоговый орган, но не поменяли данные в самом кассовом оборудовании;

• превышен лимит смены фискального накопителя, максимум это допускается делать 12 раз.

Регистрация в сервисном центре

Один из наиболее популярных и безопасных способов поставить ККМ на учет в налоговой службе – заказать регистрацию кассы в компании, реализующей кассовое оборудование. Например, в «Рустехпром».

Востребованность данной услуги связана с тем, что при неправильном проведении (указании неверных данных, допущении ошибок и пр.) клиент может не только потерять драгоценное время, но и потратить значительно больше денег, чем предполагалось изначально. В ФНС предупреждают, что ошибки, допущенные при проведении фискализации оборудования могут повлечь за собой необходимость досрочной замены фискального накопителя.

Если заказать регистрацию касс в «Рустехпром», процедуру будет осуществлять квалифицированные сотрудники. При этом мы полностью берем на себя ответственность за правильность оформления документов. Это значит, что в случае возникновения ошибок мы исправим их совершенно бесплатно.

Завершение регистрации

После фискализации можно осуществить финальный этап регистрации. Для этого необходимо:

1. Вернуться на до сих пор не закрытую страницу и нажать на «Завершение регистрации».

1. В окне, которое откроется, нужно указать:

• дату и время формирования тестового чека с ККТ и показатель фискального признака (оба типа данных можно найти на самом тестовом чеке);
• номер документа — 1 (поскольку он самый первый из распечатанных на кассе).

1. Выбрать «Подписать и отправить».

Далее необходимо интегрировать зарегистрированную онлайн-кассу с интерфейсами ОФД. Данная процедура осуществляется в соответствии с инструкциями от конкретного оператора — нужно запросить их.

На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата

Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:

• «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
• максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
• скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
• возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
• порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
• мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
• наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.

Сенсорные смарт-терминалы — что они представляют собой

Смарт-терминал — это вид онлайн-касс, оснащенный сенсорным дисплеем и работающий в соответствии с ФЗ-54. Внешне напоминает планшет со встроенным принтером для печати чеков. Благодаря установленному фискальному накопителю, данные о проведенных операциях передаются в ФНС через ОФД. Большинство моделей оснащено аккумуляторами, что позволяет использовать устройство без подключения к сети. Смарт-терминал совместим с ОС Android и iOS, что дает возможность установить любые приложения, быстро и легко обновить прошивку. Аппарат используется в микро- и малом бизнесе.

Среди таких устройств стоит остановить свой выбор на одной из следующих моделей.

• Смарт- терминал МТС Касса 5”

Компактная мобильная онлайн-касса для готового решения под 54-ФЗ. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса: розничных торговых точек, сферы услуг, любых видов выездной торговли, а также продаж в интернете и курьерских служб.

1. Экран 5,5”
2. Печать чека за 6 сек
3. Встроенный 1D/2D фотосканер
4. Работает без подзарядки до 24 часов

• МТС Касса 7”

Мобильная онлайн-касса с большим сенсорным экраном для готового решения под 54-ФЗ. Отличное решение для розничных торговых точек любой направленности, а также для сферы услуг и общепита.

1. Экран 7″
2. Печать чека за 7 сек
3. Подключение сканера, весов
4. Работает без подзарядки до 14 часов

• МТС Касса 12″

Стационарный кассовый смарт-терминал на ОС Android.

1. Стационарный корпус и небольшой вес
2. Качественный японский термопринтер, скорость печати до 160 мм/сек
3. Защита от брызг

• МТС Касса 5” + эквайринг

Главное преимущество данной модели – высокая автономность, без подзарядки аппарат выдерживает до 20 часов работы. Скорость печати чеков высокая – 90 мм/с. ККТ оснащен встроенным сканером штрихкодов, поэтому вам не потребуется приобретать оборудование дополнительно. Компактный легкий корпус с пятидюймовым дисплеем удобно держать в руке. Терминал расширяет возможности терминала. Он позволяет принимать платежи по пластиковым картам и с мобильных устройств, оснащенных NFC-модулем.

Порядок регистрации ККМ с посещением налоговой инспекции

При рассматриваемом способе вам предстоят следующие действия:

1. Подписание договора с центром технического обслуживания (далее – ЦТО).
   2. Сбор необходимых документов.
   3. Предъявление документов в налоговый орган.
   4. Осмотр и фискализация кассы в налоговой.
   5 Получение карточки регистрации кассы.

На текущий момент добавилось еще одно действие:
6. Подписание договора и регистрация аппарата в операторе фискальных данных.

Цена на услуги для одного кассового аппарата на текущий момент единая — 3000 руб..

Качество оказываемых услуг одинаковое — все ОФД далеко не новички в сфере телекоммуникационных услуг и электронного документооборота.

Некоторые операторы предоставляют дополнительный сервис, который может отличаться по стоимости от услуг конкурентов.

На кассовом аппарате можно будет работать сразу после посещения налогового органа. Инспектор, который регистрирует ККМ, поставит штамп в паспорте кассового аппарата и заверит журнал кассира-операциониста.

Преимущества регистрации ККМ через интернет

Рассмотрев два возможных способа регистрации кассового аппарата в налоговой, мы с вами увидели явное преимущество осуществления ее через интернет:

• предварительное заключение договора с ЦТО по закону не требуется;
• действия упрощены, а как писал один из величайших писателей двадцатого века, Эрих Мария Ремарк: «Никогда не предпринимай никаких сложных ходов, если того же можно достичь гораздо более простыми способами»;
• все их делаем дистанционно и не нужно приходить в налоговую и приносить туда кассу;
• ранее регистрация растягивалась на несколько дней, а теперь занимает минуты.

Постановка кассового аппарата на учет в налоговой обязательна и бесплатна — никто не имеет права брать с налогоплательщика деньги за регистрацию, если только вы закажете посреднические услуги.

Посредниками могут стать представители ЦТО или ОФД: их сотрудники за плату сделают все за вас.

Вы с легкостью можете справиться с этой процедурой самостоятельно, не обращаясь за помощью к специалистам.

Когда и кому нужно по «новым» правилам регистрировать кассовый аппарат?

По новой редакции главного закона об использовании касс №54-ФЗ, регистрировать кассу ИП придется в двух случаях:

1. Предприниматель открывает бизнес, планирует принимать оплату наличными, и законом №54-ФЗ его деятельность не освобождена от применения кассы, – это было и до «кассовой реформы». Зарегистрировать кассу нужно до начала приема наличных.

   Нужно ли регистрировать кассовый аппарат для ИП, если устанавливается касса «нового» образца? Нужно. Как и ранее, предприниматель может использовать только кассовую технику, которая поставлена на учет в ФНС. Это касается и онлайн-касс, но сама процедура регистрации стала проще (об этом в следующем разделе статьи).

2. Предприниматель ранее был освобожден от применения кассы, но теперь льгота отменена. Это касается ИП на ЕНВД, патентной системе налогообложения, ИП, выполняющих работы, оказывающих услуги населению и выписывающих бланки строгой отчетности вместо кассы, а также использующих торговые автоматы. Зарегистрировать и начать использовать кассу надо до 01.07.2018 и отдельным категориям ИП — до 01.07.2019.

Если в ходе эксплуатации поменялись сведения, которые были указаны, когда выполнялась регистрация ККМ ИП, в частности, ФИО бизнесмена, адрес действительного местонахождения ККМ или произошло заключение соглашение с иной сервис-компанией, то необходимо перерегистрировать аппарат. Такую процедуру также необходимо пройти, если понадобится поменять устройство фискальной памяти.

Когда предприниматель будет перерегистрировать ККМ, то он должен предоставляет налоговикам следующую документацию:

• заявление о необходимости перерегистрировать кассовый аппарат;
• карточку госрегистрации ККМ;
• документы, на основе которых вносятся изменения в сведения о госрегистрации.

Похожие записи:

• Перерегистрация ООО при смене учредителя в 2022 году
• Возврат стиральной машины в течении 14 дней
• Как подать в суд при нарушении прав потребителя?