Как разработать систему премирования на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как разработать систему премирования на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документ может быть оформлен на простом чистом листе формата А4 или фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, написан от руки или напечатан на компьютере. Единственное правило – он должен иметь подпись руководителя компании или иного, ответственного за визирование подобного рода документов работника. Заверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать печати и штампы для визирования своей документации.

Что такое премия и почему нужно положение о премировании работников?

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. В состав зарплаты входят различные доплаты и надбавки компенсационного характера (например, за работу в особых климатических условиях, на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). Итак, премия – это выплата стимулирующего характера, которая выплачивается за определенные успехи, результаты, достижения в труде. Отметим, что премии могут быть связаны не только с результатами труда, но и с праздничными и юбилейными датами, и бывают единовременные (например, к празднику) или регулярные (по результатам работы).

Работодателю необходимо учитывать, что система премирования должна быть доступной для понимания работникам: когда, за что и в каком размере они получат премию. Показатели и условия премирования, размеры премий, периодичность их выплаты и прочие вопросы необходимо закрепить в положении о премировании. Если оно составлено грамотно, это позволит избежать:

• претензий налоговых органов по вопросу включения премий в состав расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль;
• споров с ФСС по вопросу расчета пособий по временной нетрудоспособности.

Кроме этого, положение о премировании работников позволит уйти от описания системы премирования в трудовом договоре работника: в тексте просто делается ссылка на положение о премировании работников и работник знакомится с ним до подписания трудового договора.

К сведению: применяя систему премирования, можно сэкономить фонд оплаты труда и снизить издержки.

Премиальное вознаграждение, как правило, устанавливается в процентах от оклада работника и в большинстве организаций зависит от показателей эффективности деятельности.

Выделим основные принципы премирования:

• Премирование производится по заранее определенным показателям.
• Размер премии должен быть связан с теми экономическими выгодами, которые принес организации работник.
• Начисление и выплата премий производятся на основании приказа руководителя организации.
• Показатели, условия и размер премирования устанавливаются руководителем организации (в противном случае показатели премирования могут быть деформированы и не соответствовать реальным целям компании).
• Премия начисляется за выполнение каждого показателя в отдельности.
• При невыполнении основного условия премирования премия не выплачивается.
• Основанием для начисления премии являются данные бухгалтерской и статистической отчетности, а по показателям, по которым такая отчетность не предусмотрена, – данные оперативного учета, утверждаемые соответствующим должностным лицом.
• При отсутствии учета показателей премия по итогам работы не начисляется и не выплачивается. Ответственность за достоверность данных оперативного учета несут руководители соответствующих отделов, служб, цехов и т. д.
• Руководитель имеет право в индивидуальных случаях увеличивать размер начисленной премии, но не более чем на определенную фиксированную величину (в процентах от начисленной премии).
• Руководитель имеет право полностью или частично лишить отдельных работников премии за производственные упущения, общедоступный перечень которых должен быть установлен.

Что должно быть указано в положении о премировании

В положении о премировании в отношении каждой премиальной выплаты должны быть указаны:

• условия премирования;

• круг премируемых работников;

• показатели премирования;

• порядок расчета премии;

• размеры премиальных выплат;

• периодичность премирования;

• источники премирования;

• перечень производственных упущений, в связи с которыми премия не назначается;

• перечень выплат, на которые премия начисляется и на которые не начисляется.

Какие бывают премии работникам — основные классификации видов премий и их различия

Действующим законодательством виды премирования не установлены. В ст. 191 ТК РФ указано, что премии – это поощрительные выплаты за добросовестное исполнение обязанностей. На практике в организациях выплачиваются различные разновидности премиальных, которые могут быть классифицированы:

По количеству премируемых сотрудников:

1. Индивидуальные премии. Выплачиваются конкретному работнику.
2. Коллективные премии. Выплачиваются группе сотрудников. Они могут работать в одном отделе, либо подразделении. Как правило премирование производится при достижении совместных результатов в трудовой деятельности, например, выполнение определенных показателей.

По порядку определения суммы выплат:

1. В фиксированной денежной сумме.
2. В процентах от оклада.
3. В долях от оклада.
4. В процентах или долях от всей заработной платы (например, от оклада + надбавки за выслугу лет, и т.д.).

По периодичности начисления.

1. Единовременные.
2. Систематические. Могут выплачиваться раз в месяц, раз в квартал, полугодие или год.

По основанию для начисления.

1. За хорошую работу.
2. За выполнение плана.
3. За любые другие достижения сотрудников.

По способу закрепления в организации:

1. Закрепленные в трудовых договорах.
2. Коллективных договорах.
3. Локальных актах.
4. Соглашениях.
5. Не закрепленные во внутренних документах, выплачиваемые по инициативе руководителя (эти премии не предусмотрены системой оплаты труда).

Далее поговорим об основных видах премий сотрудникам, которые наиболее часто встречаются в организациях.

Премия за добросовестный труд

Этот вид премирования закрепляется во внутренних актах организаций, либо выплачивается по воле руководства. Добросовестность труда предполагает как временной критерий (работа сотрудника в организации в течение длительного времени), так и качественный (выполнение работы в соответствии с предъявляемыми в компании требованиями, отсутствие дисциплинарных взысканий).

Критерии могут четко прописываться в Положении о премировании. Например, может закрепляться, что по данному основанию премируются сотрудники, с момента заключения трудового договора с которым прошло не менее 3 лет, не имеющие дисциплинарных и иных взысканий. Выплата премии производится на основании приказа руководителя организации или уполномоченного им лица.

Все ли так просто с премиями руководству?

Отдельного внимания заслуживают премии руководству компании. Для топ-менеджмента показатели премирования связаны, в первую очередь, с получением прибыли. Здесь можно взять за основу перевыполнение ежемесячного плана продаж в процентном соотношении, эффективное ведение маркетинговой деятельности, уменьшение количества рекламаций со стороны покупателей, обеспечение бесперебойной работы компьютерного оборудования и офисной инфраструктуры, увеличение объема поставок и контроль за их бесперебойностью, а также количество новых контрактов с поставщиками и заказчиками.

Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.

В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета. Если же правоотношения директора с организацией не оформляются трудовым договором, то все выплаты в его пользу не могут быть приняты в целях налогообложения (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).

Какую программу премирования выбрать?

В интернет-магазине можно использовать как одну, так и несколько программ, что зависит от поставленных задач. Нередко используются комбинированная классическая и пороговая системы, дополненные гибкими выплатами. В последнем случае сотрудники получают фиксированные премии за выполнение задач разной сложности. Например, менеджер, закрывший 4 сделки в течение дня, получает 1000 гривен. Гибкие выплаты – лучшее решение в случае, если интернет-магазину нужно быстро достичь каких-либо целей. Например, обогнать конкурентов или оперативно распродать остатки в рамках подготовки склада к новой партии товаров.

При разработке и внедрении таких программ нельзя уравнивать всех сотрудников, поэтому стоит использовать классификацию:

• персонал, выработку которого нельзя определить (бухгалтер, водитель, сотрудники склада, другие);
• звено менеджеров: новички, опытные специалисты;
• руководящий состав.

Показатели премирования работников: кого и за что вознаграждать

Чтобы обосновать начисление премиальных, необходимо четко сформулировать показатели премирования работников предприятия. Различают показатели:

• количественные (выполнение и перевыполнение запланированного объема, процент выполнения нормативов выработки, обеспечение бесперебойного и ритмичного функционирования оборудования, соблюдение или сокращение плановых сроков ремонтных мероприятий, проведение работ меньшей численностью в сравнении с нормой и т. д.);

• качественные (усовершенствование качества производимых товаров (работ) и иных технико-экономических показателей деятельности компании (цеха, участка, смены, бригады), в том числе уменьшение трудоемкости товаров, экономия в сравнении с установленными нормами расхода сырья, материалов, топлива, инструментов и других материальных ценностей, сокращение нормативных потерь сырья, топлива, энергии).

Критерии премирования работников — это:

1. Исполнение/перевыполнение плановых работ по выпуску товаров, предоставлению услуг;

2. Четкое и полное следование требованиям должностных инструкций и трудовых соглашений со стороны работников;

3. Экономия сотрудниками ресурсов предприятия в ходе работы;

4. Заключение определенного числа договоров за установленный отрезок времени: месяц, квартал, год;

5. Отсутствие у работника дисциплинарных взысканий за конкретный временной промежуток;

6. Следование нормам и правилам охраны труда;

7. Исчерпывающее исполнение приложений локальных актов предприятия;

8. Отсутствие бракованных выпущенных товаров;

9. Отсутствие обоснованных жалоб клиентов компании.

Выделяют такие виды:

1. На предприятиях часто используется балльная система. Работникам начисляются и суммируются баллы за хорошую работу. В конце учетного периода количество заработанных баллов подсчитывается и на основании локально-нормативного акта начисляется определенная денежная выплата.
2. Специальная. Применяется при снижении затрат на производстве или за рациональный подход к работе.
3. Общая система. К ней относится разовый бонус, премия по итогам полугодия, награда за качество выполненной работы.
4. За текущую деятельность. Начисляется ежемесячно к окладу за выполнение своей трудовой функции без нарушений и замечаний.

Материальные вознаграждения и бонусы в компаниях бывают:

• регулярные. Выплачиваются по завершению определенного периода (раз в месяц, квартал или год). Все критерии, регулирующие выплаты, прописываются в локальном нормативном акте организации. Специальный документ (служебная записка) для выплаты премии оформлять не надо. При выполнении определенных условий, прописанных в положении, премия выплачивается в обязательном порядке;
• нерегулярные (разовые). Для начисления и выплаты денежного поощрения обязательно оформляется документ, приводящий доводы для получения сотрудником премии. Руководитель предприятия выносит решение по каждой выплате нерегулярного характера.

Периодичность выплат премий

Периодичность выплаты премий напрямую связана с характером премиальных систем, которые сконцентрированы на решении краткосрочных, среднесрочных, долгосрочных и специальных задач. В зависимости от того, какую задачу нужно решить, выделяю: премирование за основные результаты, единовременное премирование, специальные системы премирования.

Премирование за основные результаты настоящей деятельности называется иначе текущим. Выплаты текущих премий происходят регулярно. По обыкновению, сотрудникам выплачивается такая премия ежемесячно, а на руководящих должностях и специалистам один раз в квартал.

Единовременные премии скорее разовая процедура, они выплачиваются в конце года или к конкретному событию. Единовременными премиями можно считать следующие:

• Вознаграждения, которые являются поощрением за итоги деятельности компании за прошедший год.
• Вознаграждения за выполнение особо важных производственных показателей.
• Вознаграждения за длительный стаж работы в компании.
• Премии за особые вознаграждения в труде.
• Премии сотрудникам по поводу юбилея или знаменательной даты, а также к праздникам.

Специальные системы премирования используются для дополнительного стимулирования сотрудников и для решения специальных задач. Среди таких можно упомянуть экономию некоторых видов материалов и ресурсов компании, создание и внедрение нового оборудования, технологий, организации труда, совершенствование конструкции и улучшения технических характеристик продукции. Помимо перечисленных к специальным системам относят и премирование победителей смотров, конкурсов или соревнований.

Где закрепить порядок премирования?

Работодатель может закрепить порядок выплаты премии в трудовом договоре или в локальном нормативном акте — положении о премировании. Ошибки, допущенные в данном документе, могут привести не только к трудовым спорам с работниками, штрафам со стороны трудовой инспекции, но также и к налоговым рискам. Поскольку премия относится к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ), то в случае неправильного составления положения о премировании существует высокий риск того, что в рамках налоговой проверки данные расходы могут быть признаны необоснованными. Давайте рассмотрим, как правильно составить положение о премировании, чтобы минимизировать риски и сделать данный документ действенным инструментом мотивации персонала.

Порядок премирования и основания для невыплаты премии

В положении о премировании должен быть определен порядок премирования, а именно: как возникает право на получение премии, кто оценивает результат работы сотрудника, как этот результат оформляется, кто принимает конечное решение по выплате премии, в какие сроки выплачивается премия. Каждое из данных условий предусматривает оформление определенных документов. Давайте рассмотрим, какие документы необходимо оформить при установлении премии.

1. Приказ об установлении планов. Если работнику установлены количественные показатели премирования и их количество меняется из месяца в месяц (например, в октябре работнику нужно было заключить 5 договоров на реализацию продукции компании, а в ноябре — 7 договоров), то целесообразно ежемесячно издавать приказ об установлении плана. С данным приказом работники должны быть ознакомлены под подпись до начала месяца.
2. Представление о премировании или служебная записка. По итогам месяца непосредственный руководитель оценивает работу каждого сотрудника и отражает в представлении или служебной записке показатели премирования, выполненные работником, и размер премии.
3. Приказ о премировании. Приказ составляется по форме Т-11 (Т-11а) (5) или иной форме, утвержденной в организации. Приказ доводится до сведения работников под подпись.

Можно ли уменьшить премию или не выплачивать ее, если работник провинился? Такая возможность у работодателя есть только в случаях, предусмотренных положением о премировании. Если работодатель хочет иметь возможность уменьшить размер премии или не выплачивать ее, то в положении о премировании необходимо прописать основания невыплаты премии, устные условия и договоренности не имеют силы. Есть устоявшаяся судебная практика, в соответствии с которой суды считают неправомерным лишение премии произвольно, когда в локальных актах не прописаны условия невыплаты премии.

Основаниями для невыплаты премии могут быть нарушение трудовой дисциплины, должностной инструкции, невыполнение планов и указов руководства и др. Самым безопасным и неоспоримым основанием невыплаты премии является наличие дисциплинарного взыскания, когда за проступок или невыполнение обязанностей работодатель сначала применяет к работнику дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора, а затем на основании положения о премировании не выплачивает ему премию. Условие о том, что премия работнику не выплачивается при наличии дисциплинарного взыскания, стоит предусмотреть в положении о премировании.

Обращаем внимание, что действующим законодательством штрафы в отношении работников запрещены. Трудовая инспекция оштрафует работодателя за само понятие «штраф» в локальном акте. Но невыплата премии и понятие «лишение премии» не является критичным, важен механизм формирования премии. Если премия выплачивается в зависимости от выполнения критериев и ее размер может быть понижен при невыполнении критериев или при выявлении нарушений работника, это является допустимым. Проверяющие органы толкуют локальные акты буквально, и если работодатель определил премию как право, предусмотрел на локальном уровне условия выплаты и действует в рамках документа, то это не является нарушением. Отметим, что работодатель будет вправе уменьшить премию или вовсе ее не выплатить только по тем причинам, которые указаны в локальном акте. Если будет выбрано какое-то произвольное основание, то, вероятней всего, работник сможет оспорить действия компании в суде или трудовой инспекции.

Помимо вышеперечисленного, каждый образец положения о премировании работников ООО содержит информацию и о том, при каких условиях человека могут лишить вознаграждения. Вот главные из них:

• Работнику не выписывается премия в том случае, если он не выполняет свои должностные обязанности, прописанные в его договоре или не справляется с ними в полной мере.
• Также он может не рассчитывать на вознаграждение в случае нарушений им требований, установленных администрацией по отношению к оформлению документации и результатам работ.
• Если человек не справился с заданием за установленный срок или же сдал его позже, премия также не полагается.
• За невыполнение поручений указаний и приказов непосредственного руководства вознаграждение тоже не предусмотрено.

Ещё есть целый ряд нарушений, за которые могут не только лишить премии, но ещё и выписать штраф. К ним относятся прогулы, регулярные опоздания и отсутствие на рабочем месте в течение нескольких часов без предупреждения и указания уважительной причины. Более серьёзное нарушение заключается в появлении человека на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического и токсического опьянения.

Также наказание следует за разглашение охраняемой законом тайны (служебной, коммерческой и государственной), которая стала известной сотруднику предприятия в ходе выполнения обязанностей, и личных данных других работников.

За хищение имущества полагается не только штраф, но и суд, так как это является административным правонарушением. Если же по вине работника произошёл несчастный случай (катастрофа, авария и т. д.) из-за пренебрежения им требований охраны труда, то также грозит суд. От серьёзности произошедшего зависит наказание — либо штраф, либо тюремное заключение (что также бывает, но редко).

Правила оформления премии

Для правильного оформления премирования работников можно заполнить унифицированные формы Т-11 (если деньги получает один сотрудник) или Т-11а (если деньги предназначаются группе работников, например, целому отделу). Скачать их можно в правовых системах «Консультант» или «Гарант». Впрочем, организации вправе разработать и использовать собственную форму документа.

Выплата премиальных вознаграждений должна основываться на внутреннем положении о премировании — специальном документе, раскрывающем порядок начисления всех видов дополнительных выплат в данной организации.

Составить такой документ не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Ниже представлен образец положения о премировании работников ООО. Рассмотрим подробнее, что включает этот акт и как его утверждают.

Виды выплат и показатели для расчета размера премий

В этом разделе указывают конкретный размер каждого вида премий, в зависимости от результата, достигнутого сотрудником и подразделением, отдельно можно разделить премиальные выплаты для тех работников, чьи действия напрямую влияют на деятельность предприятия и премирование персонала вспомогательных служб и отделов, у которых не установлены плановые показатели деятельности.

Например, отдел сбыта, производственные рабочие, отдел поставки получают премию пропорционально выполнению плановых показателей. Каждые пять или десять процентов перевыполнения плана поставок или выпуска продукции могут давать повышение премии в определенном размере.

Для работников бухгалтерии, кадров, юридической службы, хозяйственного подразделения можно установить премию в определенном размере.

В документе можно предусмотреть конкретную дату для выплаты ежемесячной или ежеквартальной премии.

Например, внести в документ, что работники получают стимулирующие выплаты до 20 числа каждого месяца.

Также в разделе предусматривают и случаи единоразового премирования работников, например, к юбилею компании или самого сотрудника, материальное поощрение за отдельные действия, которые не предусмотрены в трудовых обязанностях, но принесли пользу предприятию.

Затем в положении о премировании предусматривают случаи, когда персоналу снижают премию и размер депремирования. Основания для лишения премиальных выплат можно сделать отдельным разделом положения или включить в раздел, где указываются точные размеры премий.

Как правило, премиальные выплаты могут снизить или лишить их полностью за:

• нарушения дисциплины;
• несоблюдение требований по охране труда и безопасности на рабочем месте;
• причинение вреда имуществу компании или недостаточное обеспечение его сохранности (для материально ответственных лиц);
• действия сотрудников компании, которые привели к штрафам со стороны контролирующих органов и т. д.

Например, при повторяющихся случаях опоздания на работу, когда беседы с руководителем не привели к исправлению. работника можно лишить премии на 10 — 15 %, за прогул без уважительной причины вместо увольнения следует лишение премии полностью.

Нормативные основания для составления положения о премировании

Согласно абз. 2 ст. 135 ТК РФ система оплаты труда (в том числе и система премирования, определяющая порядок и правила начисления премии, а также определения ее размера) устанавливается действующими внутри предприятия коллективными договорами, соглашениями или соответствующими локальными нормативными актами. Правильно составленное положение о премировании позволяет работодателю свести к минимуму риск возникновения конфликтов с работниками. При этом такой документ предоставляет ему право корректирования размера дополнительной выплаты в зависимости от множества внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на деятельность предприятия.

Составляя положение о премировании, не стоит забывать о включении пункта о возможности начисления премии в трудовой договор, заключаемый с работником. Премиальные выплаты, в соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ, относятся к расходам на оплату труда. При этом вознаграждения, выплата которых не предусмотрена трудовым договором/контрактом, в состав расходов, уменьшающих налоговую базу, не входят (п. 21 ст. 270 НК РФ). Это значит, что неверно составленные документы могут повлечь за собой признание расходов, понесенных на выплату премии, необоснованными.

Проблемы, возникающие при внедрении

На этапе внедрения премиальных могут возникнуть следующие проблемы:

• при неправильно проработанных критериях работники привыкнут к надбавкам и не будут связывать их с эффективностью своей деятельности;
• при неполном перечне факторов (например, касаемых только качества или количества работы) есть риск увеличения одних показателей в ущерб другим;
• отсутствие связи мотивации с целями компании может привести к убыткам;
• если критериев слишком много, модель получается сложной для понимания и управления, как и наоборот – при упрощении критериев, без учета специфики деятельности, премия может негативно отразиться на бюджете фирмы ввиду неверного расчета ее величины;
• при отсутствии четкой управленческой системы возникает риск игнорирования, а значит, возвращения к исходному состоянию многих показателей;
• большие выплаты могут привести к невозможности выполнить обязательства по вознаграждению с дальнейшей потерей веры в систему со стороны коллектива;
• минимальные вознаграждения не воспринимаются персоналом как стимул.

Чтобы избежать таких ошибок, которые возникают на этапе разработки, внедрения или управления премированием, закажите его создание в кадровом агентстве Тотал. Мы поможем:

• правильно дифференцировать сотрудников, критерии;
• выставить нужный уровень оплаты, исходя из целей вашего предприятия;
• автоматизировать управление для снятия организационных нагрузок, исключения субъективизма.

Для заказа разработки системы премирования заполните онлайн форму заявки на сайте, закажите обратный звонок или позвоните по указанному номеру телефона.

Похожие записи:

• Оформить льготы ветеранам труда в 2022 году
• В Кировской области в 2023 году вводится универсальное пособие
• Исковое заявление об определении порядка общения с ребенком (образец)