Как заверить копию трудовой книжки работника?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудовой книжки работника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2022 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.

Заверенная копия трудовой книжки: образец 2022 года

Информация может быть запрошена о профессиональном опыте и событиях в жизни сотрудника, будь то рабочий, служащий или старший менеджер:

• действующим работодателем, в том числе руководителем организации, предпринимателем или лицом, имеющим и поддерживающим собственную частную практику;
• владельцем компании;
• бывшим сотрудником;
• контрагентом;
• банком и страховыми компаниями;
• государством в лице налоговой инспекции, внебюджетного фонда или иной аналогичной структуры.

Кроме того, подать заявку на заверение трудовой книжки 2022 года может даже сам работник. Такая запись должна быть скреплена печатью так, чтобы оттиск не закрывал личную подпись работника организации, заверившего копию. Далее по тексту будет приведен образец для трех возможных и разрешенных вариантов заполнения:

1. Вручную при ведении номенклатуры дел.
2. Чернилами при отсутствии падежной номенклатуры.
3. С Использованием заранее подготовленного штампа.

Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки

В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:

• часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
• в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
• образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
• имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
• данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
• оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.

Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно оформить копию трудовой в 2021 году

Отметим, что с середины 2021 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

1. Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
2. Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
3. Наверху страницы ставится оттиск «копия».
4. На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется о, должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
5. По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
   «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».

   Как правильно заверить трудовую книжку

   В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.

   Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.

   С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.

   Процедура заверения проходит довольно быстро. Чтобы дубликаты стали юридическими документами, на каждой странице копии должны быть следующие отметки:

   1. Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
   2. Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
   3. Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
   4. Обязательно указывается дата создания документа.
   5. Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
   6. Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.

   Только при выполнении всех этих требований трудовая книжка может считаться оформленным документом и иметь юридическую силу сроком на один месяц.

   Общая вводная информация

   Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.

   Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.

   Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.

   РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:

   Что такое повременно-премиальная система оплаты труда

   Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:

   • не более 5 000 российских рублей — для работодателя;
   • от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.

   А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.

   Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

   Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

   Вам будет интересно:

   Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

   Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

   • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
   • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
   • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
   • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
   • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

   Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

   Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

   1. Директору
   2. Главбуху
   3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

   Порядок ваших действий:

   • Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
   • Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
   • Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

   Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

   Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

   Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

   Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

   Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

   Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.

   Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

   Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

   Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

   Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

   На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

   • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
   • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
   • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
   • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
   • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

   Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

   Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
   Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

   Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

   Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2021 года

   Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

   В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.

   Как известно, с 7 апреля 2021 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

   Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

   Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

   • обратиться в отдел кадров;
   • написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
   • ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

   Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

   Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

   В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

   

   Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

   Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.

   На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.

   В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:

   • должность, ФИО руководителя;
   • название фирмы;
   • должность, ФИО гражданина;
   • ссылку на статью 62 ТК РФ;
   • просьбу выдать копию контракта;
   • дату и подпись.

   Заявление составляют в двух экземплярах. Один регистрируют в канцелярии нанимателя, второй возвращается сотруднику с отметкой о регистрации обращения.

   Таким образом, заверенный экземпляр трудового соглашения может потребоваться как нанимателю, так и сотруднику. Удобнее всего сделать отметку о заверении у нанимателя. Для этого потребуется написать заявление о выдаче копии. В некоторых случаях достаточно устной просьбы гражданина.

   Копия трудового договора заверенная работодателем образец 2021

   Как с 1 июля 2021 года работать с копиями документов У вас на руках полученные от работодателя копии. Будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного вами кадрового документа, требования к ее заверению будут едиными. Продолжим рассмотренный ранее пример. Заявление слесаря сантехника механического цеха Васильева А.К.

   7 Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату.

   Правила заверения, оставшиеся неизменными

   Изменения, появившиеся в 2020 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

   При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

   • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
   • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
   • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
   • На заключительном листе книжки проставляются эти о, подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

   Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

   Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

   Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

   Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

   Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

   Копия трудовой книжки заверенная работодателем: образец 2021 года

   Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2021 года:

   Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

   Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

   Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.

   Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства. Поэтому она нередко требуется гражданам. Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации. И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах.

   Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию книжки. Я, как предприниматель, достаточно часто заполняю такой документ для своих подчиненных. И в этой статье я расскажу вам, какие обязательные требования существуют при оформлении данной копии.

   Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

   Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

   Копии можно заверить 2 способами:

   1. Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
   2. Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.
   
   

   Похожие записи:

   • Для поездки в Болгарию нужен будет загранпаспорт или виза?
   • Дисциплинарная ответственность и ее виды
   • Выплата пособия на погребение в 2022 году