Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенности: правила оформления и обращения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В крупных компаниях, в которых выдается много доверенностей, целесообразно регламентировать порядок составления, регистрации и учета доверенностей на локальном уровне. Сделать это можно путем утверждения специального локального нормативного акта, который позволит унифицировать процедуру выдачи доверенностей, установить механизм отслеживания сроков действия доверенностей и обеспечить учет выданных и отмененных доверенностей, а также установить ответственных лиц, вовлеченных в каждую из стадий регламентированной процедуры. На практике такие локальные нормативные акты называются по-разному. Вот лишь несколько возможных наименований документов: Регламент взаимодействия внутренних структурных подразделений и отдельных должностных лиц при оформлении, выдаче и учете доверенностей; Положение о доверенностях; Инструкция по оформлению и выдаче доверенностей; Порядок подготовки, выдачи и отмены доверенностей.
Форма-образец заявления
Должность и Ф.И.О.адресата
(кому?)
(кого?) должность / статус Ф.И.О.
адресанта**
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Обстоятельства, по которым наиболее часто составляется такой документ
Большинство руководителей предприятий и организаций стремятся обходиться без таких документов. Это вполне логично – значительно безопаснее возлагать представительские полномочия на человека, которого знаешь лично.
Тем не менее, существуют ситуации, когда доверенность на выдачу доверенностей оказывается необходимой, например, в крупных компаниях, где много отделов и работников, вследствие чего директор не может единолично решать все текущие вопросы. Также такой документ применяется в территориально отдаленных от головного офиса филиалах и структурных подразделениях предприятия, когда право на выдачу доверенностей передается руководителю удаленного офиса.
Доверенность на выдачу доверенностей может составляться для передачи полномочий на выполнение самых разных функций:
получение товарно-материальных ценностей
отправку груза
представительство в различных государственных инстанциях
коммерческих структурах и т.д.
Если нужно отозвать доверенность
Если по каким-либо обстоятельствам доверитель захочет отозвать доверенность раньше окончания срока ее действия, достаточно уведомить об этом заинтересованных лиц с информацией о том, что доверенность утратила свою законную силу. Также желательно получить оригинал документа обратно на руки.
ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ДОГОВОРА
Договор– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Коммерческий договор является основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями.
В договоре отражаются: характер сделки, условия, сроки, цена, качество (продукции, услуг), оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены двумя путями.
1. Путем направления оферты – письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом(согласием).
2. Путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.
В договоре должны быть:
– четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
– предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;
– цена в рублях или другой валюте, если партнером является иностранная фирма;
– санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.
Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде при возникновении споров.
При оформлении договора рекомендуется:
– подписи проставлять разборчиво;
– использовать для подписи чернила синего или фиолетового цвета;
-визировать каждый лист договора для исключения внесения неоговоренных изменений.
Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах. Необходимые реквизиты договора: наименование документа, дата номер, место составления, заголовок (например : договор купли-продажи), текст, подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания, печати организаций-контрагентов.
Датой договора является дата подписания договора сторонами.
Текст договора содержит:
– наименования сторон (полные названия организаций);
– условия и сроки выполнения услуги;
– условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
– порядок сдачи-приема выполненных услуг, работ;
– гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
– переход права собственности и риски;
– порядок разрешения споров;
– юридические и фактические адреса сторон;
– банковские реквизиты и др. справочные данные.
Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).
Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.
Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д». К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела – 5 лет, ЭК.
Следует обратить внимание на то, что Перечень типовых управленческих документов (2000 года) для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения. Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных / ревизионных, научных / экспертных / методических / консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний акционеров1 / пайщиков.
Пикалова Татьяна 24.05.2018, 16:58
У нас на работе ведется книга регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень того на что дается доверенность иногда занимает 2-3 страницы рукописного текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность.
Свежие
Посещаемые
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Служебная записка: суть документа
Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.
СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.
Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.
Служебная записка вместо командировочных документов
После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Чем записки различаются между собой
Для наглядности покажем основные отличия в таблице.
информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
содержит выводы и предложения составителя
информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
инициирующие принятие решения;
чисто информативные;
отчетные
объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
описывающие какое-либо событие
открытый документ;
конфиденциальный документ
Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк
Зачастую хозяева даже не понимают, что их действия могут попадать под статью 245 уголовного кодекса. Возможность застраховать семью на льготных условиях (только для корпоративных клиентов). В общем порядке патент оформляется автором, в связи с чем за патентодержателем закрепляется не только исключительные права на изобретение, но и бессрочное право авторства.
Тогда приобретенные материальные ценности переходят в собственность исполнителя и должны отражаться у него на балансе. Диагноз в нём не прописывается, так как он является врачебной тайной. Чаще всего: 1 год. Предмет залога по договору об ипотеке может быть отчужден Залогодателем другому лицу путем продажи, дарения, обмена, внесения его в качестве вклада в имущество хозяйственного товарищества или общества либо паевого взноса в имущество производственного кооператива или иным способом лишь с письменного согласия Залогодержателя.
Разберёмся, как правильно в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 ред 3. Часть 2 Особо тяжкие преступления. Если стаж меньше месяца, то в ячейках ставят нули. Если информация не представлена, недостоверна или не соответствует минимальным условиям, при которых участник считается добросовестным, признайте участника уклонившимся от заключения контракта ( ч.
В случаях, когда брак официально не зарегистрирован, то лицо может быть признано отцом только в случае его собственного признания. Подождать от 15 до 30 дней.
Все данные вписываются согласно имеющимся документам. Чтобы понять сколько будет комиссия разберем простые примеры.
Что такое доверенность
Доверенность — это документ, который дает право одному человеку действовать от имени другого или от имени организации. В доверенности есть две стороны. Доверитель — тот, кто доверяет; и представитель, или доверенное лицо, — это тот, кому доверяют.
С точки зрения закона доверенность — это односторонняя сделка. Чтобы ее оформить, достаточно желания только доверителя. Присутствие или согласие представителя не требуется, но он вправе отказаться от доверенности.
Доверенности могут выдавать граждане и организации. В этой статье мы будем говорить только про доверенности от имени граждан.
Доверитель и представитель должны быть совершеннолетними и дееспособными. От имени детей и недееспособных граждан доверенности выдают их законные представители: родители, опекуны или усыновители. Несовершеннолетние от 14 до 18 лет могут оформить доверенность на те действия, которые по закону они уже могут совершать самостоятельно — например, открыть вклад в банке.
В одной доверенности от имени доверителя и представителя могут выступать несколько человек. Например, три собственника квартиры могут доверить ее продажу одному представителю. Или один доверитель может выдать доверенность на участие в суде сразу трем юристам.
Доверенное лицо не может совершать сделки от имени доверителя в отношении самого себя и в отношении другого доверителя, представителем которого он выступает. Например, представитель не может сам купить квартиру, если на него оформлена доверенность для ее продажи. И не может продать эту квартиру другому человеку, доверенным лицом которого выступает.
Примеры обоснований для написания
Сразу оговоримся, что образец служебки о повышении зарплаты должен составлять сам сотрудник, который претендует на увеличение должностного оклада или тарифной ставки. Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере. Подпись заявителя проставляется от руки и в обязательном порядке.
Составить служебную записку может непосредственный руководитель специалиста, например, начальник отдела. В таком случае начальник сотрудника указывает свое личное мнение по поводу увеличения оплаты труда, перечисляет конкретные заслуги и достижения.
Допустимы и коллективные обращения. Например, просить повысить заработную плату всем специалистам конкретного структурного подразделения или же всего ведомства.
Составить служебную записку вправе каждый сотрудник. Необходимость увеличения размера оклада может быть связана с наступлением определенных факторов.
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
